メールが受信できない！どうして？

パソコンを利用してインターネットや複合機を利用されていますが、機器を使っているとさまざまなトラブルが発生することがあります。そのようなトラブルの原因や解決方法について、ひと月に1回ほどご紹介してまいります。会社だけではなくご自宅でのトラブルにも応用できることもありますので、ご参考にしていただけますと幸いです。今回は、メール受信ができなくなった際の対策を紹介します。

 

このようなトラブル事例は意外と多く発生しますが、発生原因は1つだけではありません。さまざまな原因があり、対処方法もそれぞれ異なります。まずは「パソコンは問題がない」ということが前提で、これまでに解決できた内容をご紹介します。

 

1.　受信サーバーの容量が満杯で 受信できなくなった場合

メール送信後、送信者に「メールボックスがいっぱいです」または「mailbox is ful」というメッセージが戻ってきてしまうと、送信相手にメールが送れていません。これは 受信者の Outlook 受信サーバーのメールボックス容量が満杯になっているため、あらたなメールを受信できなくなった状況です。

Outlook 設定にて「サーバーにメッセージのコピーを残す」と設定していると、受信してもサーバーにはメールのコピーが残り、蓄積していきます。メールボックス内の古いメールを削除したり、必要に応じて Outlook の設定変更をし、サーバーの満杯を解消してから、あらためて送信者へ再送をお願いする連絡をしましょう。

「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定の残す期間は14日間とされておりますが、その期間内の受信メール量がサーバー容量を超えてしまった場合、満杯となってしまい、それ以上メールを残せないため、受信することができなくなってしまいます。残す期間の設定変更は可能ですので、10日間や7日間など任意の日数に変更することで満杯にならないように調整することができます。

添付のデータ容量が多いメールを受信する場合は、残す期間の設定に関係なく満杯になる場合もあります。「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定は、同じメールアドレスを2台以上のパソコンで利用する時は便利ですが、1台で利用する場合は「サーバーに残さない」設定にしても問題ありません。

 

2.　「迷惑メール フォルダ」へ入ってしまう場合

● 原因 2-1：　迷惑メールとみなされてしまった

「迷惑メール」とみなされるケースもあるので、迷惑メールフォルダを確認ください。
メール本文に、URLなどの記載が多い場合、スパムメールと認識される場合があります。メール本文にURLリンクが多い場合は、少なくしましょう。

● 原因 2-2：　スパムメールと認識されてしまった

添付ファイルの容量・数が多い場合や、ファイル名でスパムメールと認識される場合があります。
容量の多いファイルは、添付せずにクラウドサービスやデータ圧縮をして送信しましょう。
ファイル名は簡潔にして、わかりやすく短いファイル名にして添付しましょう。

 

3.　Outlookでのブラックリスト判定されている場合

突然おこる可能性として、Outlook でのブラックリスト判定されている場合があります。
社内のほかの人のパソコンは問題なくメール受信できるのに、自分は受信できないという事例もあります。
Outlook のブラックリスト解除方法を参照して、解除しましょう。
※メールアカウントの場合と、送信サーバーの場合があり、メールアカウントは自分で解除申請ができます。

 

4.　送信側に原因がある場合

● 原因 4-1：　メールアドレスの間違い

相手先のメールアドレスのタイプミスから送信されていない。

● 原因 4-2：　送信側のメールボックスが満杯

送信側のメールボックスが満杯で、送信できない場合もあります。
一例としては、添付なしのメールは送れるが、添付があると送信できない場合は、このケースが原因の場合が多いです。

● 原因 4-3：　添付ファイルの容量が大きい

Outlook は、容量制限をしています。添付ファイル容量が大きすぎてしまう場合は送信できません。

● 原因 4-4：　送信数の制限オーバー

1時間の送信数を制限しているサーバーでは、送信数が制限を超えると止まります。
送信数の制限は、サーバーをスパムサーバーに認定されない対策として、制限をかけている場合もあります。

 

5.　その他ハードウェアが原因の場合

システム障害により、インターネットに繋がっていない場合は送信できません。
以下のページを参照くださいますようお願いいたします。

仕事ができない！インターネットがつながらないのは、どうして？

メール受信ができない原因は、このようにさまざまな原因があります。今回は、Outlook の場合を紹介しましたが、バージョンによって設定方法が異なる場合があります。Outlook のほかにもメーラーはたくさんあります。

メールについての心配事やお困りになられていること、自社で解決することが難しい場合は、福島リコピーの担当者へお気軽にご連絡・ご相談くださいますようお願いいたします。