最新のデジタルフルカラー複合機 「RICOH IM C6010 / C5510 / C4510 / C3510 / C3010 / C2510」は、オフィスならではの「紙」業務をもっと効率よく短時間で進めるために、出力物の次工程まで考え徹底したプリント業務の省力化を実現します。

快適にDXを推進できるスキャン機能は、名刺や伝票など小さなサイズの書類をスキャンして、文書をスムーズに電子化ができます。クラウドにアップされた請求書などのデータはサッと印刷して「自動で紙折り」も可能です。これまで手作業でおこなわれていた紙折りから綴じ作業まで、専用のユニットを追加することで自動で処理が可能になります。

 

「紙」業務をもっと効率よく

毎月の請求業務や郵送する書類は、用紙を折る作業や綴じる作業を手作業でおこない、手間と時間がかかる作業になりがちです。 専用ユニットを追加することで、それらが自動で処理されますので作業効率が向上します。

〈 多彩な折り・重ね折りに対応 〉

Z折り、二つ折り、内三つ折り、外三つ折りが可能なオプション*1をご用意しています。胴内に装着するため、省スペースを実現します。
またフィニッシャーと同時装着でき、フィニッシャー*2排紙やZ折りした出力紙へのステープル*3やパンチも可能です。

*1：　インナー紙折りユニット FD3020が必要です。
*2：　排紙できる折りの種類はZ折りと二つ折り、三つ折り（A3）のみ。
*3：　ステープルは3000枚中綴じフィニッシャー SR3350/3000枚フィニッシャー SR3340装着時のみ可能です。
　　　1000枚中綴じフィニッシャー SR3330/1000枚フィニッシャー SR3320は排紙のみ可能です。
※インナー紙折りユニット FD3020のみ装着した場合、給排紙できる用紙サイズと用紙厚に制約があります。詳しくは福島リコピーの担当者にご確認ください。

〈 フィニッシャーによる針あり／針なし綴じに対応 〉

使用用途や枚数に応じて、針あり・針なし綴じの使い分けに対応します。
ドキュメントの枚数により、自動的に針あり、針なしを選択する機能も搭載。ステープル針を使わずに環境に優しい利用が可能です。

※　奥斜め1ヶ所綴じは1000枚フィニッシャー SR3320が必要です。
※　奥斜め1ヶ所綴じ/2ヶ所綴じは針なし綴じユニット タイプM52が必要です。3000枚中綴じフィニッシャー SR3350/3000枚フィニッシャー SR3340に装着可能です。

DX時代の「はたらく」をバックアップ

デジタルフルカラー複合機 「RICOH IM C6010 / C5510 / C4510 / C3510 / C3010 / C2510」は、紙文書の電子化と書類作成業務を効率化し、DX時代の「はたらく」をバックアップします。

● 快適にDXを推進できるスキャン機能
1パス両面ADF（両面自動読み取り）で多彩な用紙厚・用紙サイズのスキャンに対応可能なため、名刺や領収書、小切手など小さな書類もすばやく読み取れ、電子化業務をスムーズに行なえます。

● 改正電子帳簿保存法に準拠した「RICOH 証憑電子保存サービス（有償）」
スムーズに連携可能です。スキャンした電子データを直接クラウドにアップロードし、検索項目を入力するだけで電子保存が完了します。
RICOH 証憑電子保存サービスのご紹介　https://www.f-ricopy.jp/blog/230926_documented-evidence/

● 名刺情報のデータベース化
「RICOH カンタン名刺電子化アプリ for PHONE APPLI PEOPLE（有償）」にて効率的に行なえます。複数の名刺を一度にスキャンしてクラウドにアップロードすることで外出先やリモート環境からもデータにアクセス可能です。名刺情報を会社の共有資産として活用できます。

● 受信ファクスのペーパーレス化
受発注業務を効率化が可能です。受信ファクスを紙出力することなく本体のストレージに蓄積、またはパソコンへの転送が可能です。本体に蓄積したファクス文書を操作画面上にサムネール表示し、必要に応じて印刷できます。またクラウドアプリケーション「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」に連携することで、受信文書をクラウド上のフォルダーへアップロードでき、オフィス以外の場所からもファクスの確認が可能になります。出力コストの削減のみならず、ファクス業務の効率化を図ることもできます。

デジタルフルカラー複合機 RICOH IM C6010 / C5510 / C4510 / C3510 / C3010 / C2510
https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-im-c6010-c5510-c4510-c3510-c3010-c2510

 

みんなの地球を守り、すべてのはたらく人に幸せを

デジタルフルカラー複合機 「RICOH IM C6010 / C5510 / C4510 / C3510 / C3010 / C2510」は、お客様の環境経営への貢献と、地球環境の保全を目指して、優れた省エネ性能を追求し、再生材の活用を進めています。循環型社会の実現や脱炭素社会の実現、カーボンフットプリント（CFP）の低減や優れた省エネ性能にて環境負荷を下げると同時に電力コストの削減にも貢献します。

インフォメーション画面では利用者や複合機ごとの総印刷ページ数、フルカラー印刷率、両面利用率、集約利用率、用紙削減率といったeco指数や管理者からの任意のメッセージを操作パネル上に表示可能。使用状況を可視化することで、環境負荷低減を促進します。

人と地球にやさしいリコー複合機　https://www.ricoh.co.jp/mfp/environment

 

福島リコピーは、お客様のよりよい働き方の実現を支援してまいります。業務効率化やDX化に関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。お気軽にお問い合わせくださいますようお願いいたします。

 

ビジネスシーンでは、ドアのある部屋への入退室がありますが、ドアノックにもビジネスマナーがあることをご存じでしょうか。
ドアノックの回数は場面や相手によって使い分けが必要になります。ノックにまつわるマナーや正しいノックの回数についてご紹介します。

■ ドアノック2回が間違いの理由

ドアをノックするとき、どのドアも2回「コン、コン」とノックしていませんか。トイレ以外のドアを2回ノックすることは間違いとされています。世界共通の国際ルール｢プロトコール・マナー｣でドアノックの回数は2回、3回、4回と3種類あり、回数によって意味が異なると定められています。

〈 プロトコール・マナーでのドアノック〉
– 2回ノック：　空室確認
– 3回ノック：　入室確認（親しい人、身近な人に対して使う）
– 4回ノック：　入室確認（目上の人やビジネスシーン、礼儀が必要な場面、初めて訪問した場所で使う）

空室確認の2回ノックは、おもにトイレが空いているか確認する場合に使うことが多いので、2回ノックのことを「トイレノック」ということもあります。｢プロトコール・マナー｣では、ノックの回数によって目的や対象が違っているため、ノックはすべて2回で統一しているという場合は間違いになります。

｢プロトコール・マナー｣どおりにドアノックの回数を使い分けすると、ビジネスシーンでは4回ノックが好ましいことになりますが、4回ノックは多いと感じる方もいらっしゃるため「3回ノック」でよいとされています。

例外として外資系企業や、ホテル業などマナーに詳しい方には｢プロトコール・マナー｣どおり4回ノックが好ましいという考えもあります。4回ノックをするときのコツは、連続して4回「コン、コン、コン、コン」とせずに「コンコン、コンコン」と2回繰り返すリズムでノックすると煩わしさを与えにくいです。

 

■ ドアノックの仕方

ドアノックの仕方で、相手に与えるイメージや印象の影響は大きいです。
自分で思っている以上に早いスピードでノックしてしまった場合、せっかちな人、雑な人だと思われたり、急かされているようで印相が悪くなったりする恐れがあります。

ドアノックの仕方をあらためて解説します。

手で軽く握りこぶしを作り、手の甲をドアに向けます。中指の第二関節を使ってドアを3回「コン、コン、コン」と叩きます。

ドアノックの音量・強さはドンドンと聞こえるような強い叩き方は、相手を驚かせてしまったり、威圧感を与えてしまうので注意しましょう。弱々しく小さな音のドアノックは、相手に聞こえず応答されなかったり、消極的な印象を与えてしまう可能性があるため、ドアノックの音量・強さは大切です。

ドアノックの速さにも注意が必要です。あまりにも早いリズムで叩くと高圧的、せっかちで落ち着かない印象になり、遅すぎると違和感につながります。2秒間で3～4回程度のノックを行なうのが目安です。


ドアノックの仕方が、その人のイメージや印象に与える影響はとても大きいです。
適切なノックの音・速さを意識して、ドアの向こうにいる人にちょうどよく聞こえるように優しく丁寧なドアノックをしましょう。

 

ホームページを開設してから、または前回リニューアルしてから、現在まで、どのくらいの年数が経過していますか。
ホームページは、会社・店舗のイメージを左右します。

以下のように、リニューアルした方がいいかもしれないという思いを抱えている方は、リニューアルするタイミングに来ているかもしれません。

– 「5年くらい前に作ったままで、更新は年に1～2回程度しかしていない、このままでいいのか？」
– 「更新は月に数回しているけれど、じつは使いにくくなってきたし、情報も増えたので整理整頓したいと思っている」
– 「先月、競合する会社がホームページをリニューアルし、見やすくてカッコよくなっていた。自社サイトが古く見えるようになってしまった」

ホームページの耐用年数は3～5年といわれています。集客を目的としたホームページは2～3年周期、ホームページからの集客にこだわっていない場合は5年程度の周期でリニューアルするケースが多いです。ホームページの目的によりますが、ホームページを開設してから、または前回リニューアルしてから3～5年を経過している場合は、ホームページの寿命が尽きている状態です。

「年数は経っているが、リニューアルの必要性を感じない」と思われる方もいらっしゃいますが、制作した当時から年数が経過すると、以下のような課題や問題が発生してきます。現在のホームページが以下のような状態になっている場合は、リニューアルを検討するタイミングがやってきたといえます。

リニューアルの時期を見極めるためのポイントとなる、課題や問題を解説します。

■ 1： セキュリティ対策が十分でなく常時SSL化が未対応のまま

ウェブの技術が進むにつれ過去に制作したプログラムに脆弱性が見つかったり、セキュリティを破られたりする危険が増えます。インターネットの普及とともにサイバー攻撃の手口も年々巧妙化しているため、セキュリティ対策を最新バージョンにしておく必要があります。

とくにSSL（暗号化通信）が未対応のホームページは、セキュリティが危険な状態だとユーザーがわかるよう、ブラウザに「保護されていない通信」などの警告が表示されています。できるだけ早く改善しホームページの常時SSL化をする必要があります。ユーザーの個人情報を守るため、常時SSL化の導入は、もはや必須になっています。

– 参考：　https化(常時SSL化)への対応は済んでいますか　https://www.f-ricopy.jp/blog/202301https01/

– 参考：　https化(常時SSL化)の5つのメリット　https://www.f-ricopy.jp/blog/202301https02/

– 参考：　https化(常時SSL化) をしないとどうなる？　https://www.f-ricopy.jp/blog/202301https03/

 

■ 2： スマートフォンで閲覧しにくい

ホームページをスマートフォンで表示し、見やすく快適にページ移動ができない場合、リニューアルのタイミングです。パソコンで表示されるホームページのデザインが、そのままスマートフォンの小さい画面で表示されると、縮小されて非常に見づらく、操作もしにくくなり、使い勝手の悪いページになります。

スマートフォンで見やすく操作しやすいように、きちんと表示されないホームページは、見づらいためユーザーの離脱率が高く、閲覧してもらえない可能性が高くなります。ホームページをパソコン、スマートフォン、タブレットなど、ユーザーが閲覧するデバイスに合わせて、画面表示を最適化する「レスポンシブWebデザイン」でリニューアルすることをおすすめします。

 

■ 3： 知りたい情報が見つけにくい

ホームページ運用を行っていると掲載情報が増えていくことによって、コンテンツの構成が複雑になりがちです。掲載情報が整理されていないと、ユーザーは知りたい情報がどこにあるのか探しにくくなります。結果として迷子になりストレスを感じ、知りたい情報にたどり着けず脱落する可能性が大きくなります。 ホームページにアクセスしてもらっても、快適に閲覧・操作ができなければ、せっかくの機会を逃してしまっているかもしれません。

ユーザーがパソコンやスマートフォン・タブレットで閲覧したとき、それぞれのデバイスで直感的に操作ができて、掲載情報が探しやすい使い勝手のよいホームページにすることが大切です。コンテンツの更新・追加にともない、情報を整理するためのリニューアルも重要です。コンテンツが増えすぎたホームページは、1つのホームページを複数のホームページに分けることで、効果的にリニューアルできます。

 

■ 4： 更新作業が難しい

ホームページは一度作って終わりではなく更新が必要ですが、作業が難しく更新が滞りがちになったり、制作会社に更新を依頼するため反映までに時間がかかるなど、ホームページの運営がしにくい場合も、更新や管理の方針を見直して、それに合わせたリニューアルが必要です。

更新が難しいなどの理由で、適切なときに情報を新しくできずにホームページ上の情報が古くなると、ユーザーにサイト情報の信憑性を疑われてしまいます。 ホームページの運営がしにくい状態のままにしておくことは大きな問題です。更新や管理の方針を見直して、それに合わせたリニューアルが必要です。

 

■ 5： デザイン・機能が古くなった

制作してから3～5年を経過しているホームページは、制作した当時はよかったとしても、いま現在では「変ではないけど今っぽくない」「どことなく古く感じる」「ダサい」と感じます。古いデザインのままでは「きちんと対応してくれるだろうか」とユーザーに疑念や不信感を抱かせてしまったり、快適に利用しにくくなりユーザーが離れてしまうこともあります。

あまりにも古いホームページではインターネットブラウザのバージョン更新に対応できず、レイアウトが崩れてしまったり、特定のブラウザに対応できなくなるというように、ブラウザ側の機能が変わることで、ホームページが正常に動かなくなることもあります。古く使い勝手の悪いホームページから受けるイメージは、そのまま企業のイメージ、店舗のイメージとイコールになりますのでリニューアルを検討すべきでしょう。

 

サイトの開設から年数が経つとリニューアルが必要になります。原則として3年経過したホームページはリニューアルを必要としています。解説しましたポイントに該当するホームページは、ぜひこの機会にリニューアルを検討してみてはいかがでしょうか。ホームページに関するお悩み・ご相談、ご質問やお問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

電子帳簿保存法に対応するために、最適なシステムを導入するにはどれを選べばいいのか検討されている方に「JIIMA認証」を取得したシステムやソフトウェアサービスを導入することをおすすめいたします。

はじめに「JIIMA（ジーマ）」とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（ Japan Image and Information Management Association ）の略称です。公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会は、60年にわたり文書情報マネジメントの普及啓発に努めている、国内唯一の公認団体です。

「JIIMA認証」とは、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが、電子帳簿保存法（電帳法）の要件を満たしているかをJIIMAがチェックし、法的要件を満たしたものを認証する制度です。

ソフトウェアの認証に当たっては、そのソフトウェアのマニュアル、取扱説明書などで公開されている機能をベースに、公正な第三者機関でチェックし、必要な機能を全て備えていることを確認したうえで認証審査委員会で審議し、認証を行います。

認証を受けた製品は、パッケージや紹介ページに認証ロゴを使用することができるので、簡単に見分けることができます。ロゴは各認証ごとに複数あります。下記の「認証制度について」のリンク先のページ内にて確認できます。

また、認証した製品の一覧は、JIIMAのホームページで公表するとともに、国税庁に対して認証製品リスト等を提出します。
● 国税庁　JIIMA認証情報リスト　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

 

■ 5つのJIIMA認証

JIIMA認証は下記の5種類に分類されています。

1： 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証

スキャナ保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

– 認証制度について　https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/

– 制度FAQ　https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/faq/

– 製品一覧　https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/

2： 電子帳簿ソフト法的要件認証

国税関係帳簿の作成・保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

– 認証制度について　https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/

– 制度FAQ　https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/faq/

– 製品一覧　https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/list/

3： 電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類をコンピュータで作成し電子的にやり取りする場合の当該取引情報の保存を行う市販ソフトウェア及びソフトウェアサービスが、改正電子帳簿保存法第7条の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

– 認証制度について　https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/

– 制度FAQ　https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/faq/

– 製品一覧　https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

4： 電子書類ソフト法的要件認証

国税関係書類をコンピュータで作成し紙で発行する場合の控え等を、電子データで保存を行う市販ソフトウェア及びソフトウェアサービスが電子帳簿保存法第４条第２項の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満足していると判断したものを認証するものです。

– 認証制度について　https://www.jiima.or.jp/certification/denshishorui/

– 制度FAQ　https://www.jiima.or.jp/certification/denshishorui/faq/

– 製品一覧　https://www.jiima.or.jp/certification/denshishorui/list/

5： アーカイブ用光ディスク認証

アーカイブ用光ディスク製品認証制度は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、アーカイブ用光ディスク製品の品質の高さを認証する制度です。 この認証した製品を使うことで高品質な光ディスクによる長期保存が期待できます。

– 認証制度について　https://www.jiima.or.jp/certification/arcive_opticaldisk/

– 制度FAQ　https://www.jiima.or.jp/certification/arcive_opticaldisk/qa/

– 製品一覧　https://www.jiima.or.jp/certification/arcive_opticaldisk/list/

ソフトウェアの性能や機能、自社との相性などを考慮して選択することが重要です。電子帳簿保存法に対応するために、最適なシステムを導入するにはどれを選べばいいのかなどのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。お客様のビジネス環境に合わせた様々なご提案をさせていただき、問題や課題を解決いたします。

● 福島リコピーのビジネスソリューション　https://www.f-ricopy.jp/bs/

■ 「たちつてとなかにはいれ」とは？

「たちつてとなかにはいれ」とは、誰もが身近に感じる定番の会話ネタや話題11個の頭文字をつなげたものです。初対面の相手やあまり親しくない人と話すときや、話題が思いつかないときに、この「たちつてとなかにはいれ」を知っておくと、共通点も見つけやすく会話が盛り上がるきっかけになります。

 

1. た： 食べ物

食べ物や飲食に関する話は、気軽に誰とでも話しやすい話題のひとつです。好きな食べ物や最近気になっている食べ物、お気に入りのお店やスイーツ・お酒など、自炊の有無など、たくさん話せます。おすすめの飲食店を教え合って、もしお互い行ったことがあるお店ならば、さらに話が盛り上がるきっかけになります。

〈注意ポイント〉

嫌いな食べ物、苦手な食べ物を自ら話題にするのは控えましょう。その食べ物が、相手にとっては好きな食べ物だった場合、楽しい会話が台無しになってしまう可能性があります。基本的にポジティブな話題のみにすることをおすすめします。

 

2. ち： 地域

地元や出身地についての話題はよく使われています。出身地が同じという共通点があれば、お互いに親近感を覚え距離も縮まり、相手のことをよく知らなくても打ち解けることができます。過去に住んだことがある、仕事や旅行で訪れたことがあるということでも、ご当地ネタや時事ネタで会話がはずみます。行ったことのない地域の場合は、観光名所や穴場スポット、名産物の話など聞くこともできます。

〈注意ポイント〉

人によっては聞かれても答えたくない方もいらっしゃいますので、話題にするタイミングは見極めが必要です。

 

3. つ： 通勤

通勤に関する話もしやすいです。通勤に要する時間や通勤手段、住んでいる地域についての会話ができます。

〈注意ポイント〉

人によっては聞かれても答えたくない方もいらっしゃいますので、話題にするタイミングは見極めが必要です。

 

4. て： 天気

初対面での鉄板の差し障りのない会話ネタです。晴れ・雨などの今日の天気や、暑い・寒いなどの温度や湿度について、週末の天気に、今年の天候の傾向など、何気ない会話ができます。天気に関係する自分の近況を交えたり、レジャーに絡めた話題など、次の話題へ切り替えやすく会話が広げられます。

〈注意ポイント〉

雨だから、雪だからいやだというようなネガティブな印象を与える言い方を自ら話題にするのは控えましょう。「雨ですね」と言ったあとに相手の反応を見てから、相手に同意するようなかたちで会話を展開していく方が自然な会話ができると思います。

 

5. と： 富（景気）

景気や経済・市場動向、最近買ったもの、買いたいと思っているものなどお金にまつわる話題です。注目の業界や企業、話題のヒット商品、大人気で購入できない商品、発売前から話題になっている新商品など、相手の関心が高い身近な話からつなげることができます。会話が広げられます。

〈注意ポイント〉

景気やお金の話題は、どうしてもネガティブな話題になってしまうことが多いため、愚痴や不満などで暗くならないように注意が必要です。

 

6. な： 名前

相手が珍しい名前、珍しい漢字だった場合、名前の読み方や由来、出身地を尋ねることで話を広げることができます。自分が珍しい名前、珍しい漢字ならば、相手から「珍しいですね」と話をふってくれる可能性があり、名前を覚えてもらうきっかけにもなります。

〈注意ポイント〉

実は自分の名前が好きではないと思っている方や、出身地を答えたくない方もいらっしゃいますので、尋ねるときは相手のリアクションに注意しましょう。

 

7. か： 体

健康や美容などは多くの人が関心をもっています。美容法やダイエット、トレーニングの話、肩こりや腰痛の解消法などは多くの人が関心を持っていることなので、質問もしやすく会話を続けやすいです。

〈注意ポイント〉

自分でするスポーツの話はよいですが、応援しているスポーツチームの話題は、初めての人と会話するときは避けたほうがよいとされています。 共通のチームを応援していることが明らかならば問題ありませんが、敵対するチームを応援しているという場合、不快に感じる人もいます。特定のチームの称賛、あるいは否定はしないようにしましょう。

 

8. に： ニュース

時事・芸能・動物のニュースなどから、前日や当日の朝にチェックしておくと、会話に使えます。相手が興味・関心がありそうなテーマのニュースを話題にしてみましょう。

〈注意ポイント〉

報道ニュースは固くなってしまい、政治問題や外交問題は意見が分かれてしまうこともありますので、避けた方がいいでしょう。

 

9. は： はやり

話題になっているものは盛り上がりやすい話題のひとつです。グルメやファッション、音楽、テレビ番組やインターネット動画、本や漫画、映画などは、お互いに興味関心が同じという共通点があれば、相手のことをよく知らなくても打ち解けることができます。会話をとおして相手の興味・関心や、趣味などを知ることができるので、とてもいい話題です。

〈注意ポイント〉

はやりものが苦手・きらいという方もいらっしゃるので、相手が話題の内容に興味がなさそうなリアクションならば、長く話さず早々に切り上げることが賢明です。

 

10. い： 異性

ビジネスシーンにおいて、異性に関する話題はデリケートです。ある程度の会話が続いたあと、好きな芸能人の話題くらいにとどめておきましょう。

〈注意ポイント〉

相手にプライベートな質問をすると嫌がられる可能性があります。場合によってはセクハラになることもあるので気をつけましょう。また、セクシュアリティについての考えがLGBTにとどまらず、LGBTQ+やLGBTQIAなど、より多様化が進んでいるため言動には気を付けましょう。

 

11. れ： レジャー

自分が行ったことがある場所や、行ってみたい場所など、レジャー関係の話題は質問もしやすく会話を続けやすいです。 テーマパークやレジャースポット、趣味や旅行なども話しやすいです。もし相手が行ったことのある場所ならば、情報交換もできるので話が盛り上がるきっかけになります。

〈注意ポイント〉

休日の過ごし方に関する質問は、嫌がられる傾向があります。パワハラになることもあるので、プライベートに立ち入りすぎないよう気をつけましょう。

 

何気ない会話は、場を盛り上げるだけではなく、相手の印象に残る会話ができればプラスに働くこともあります。思いがけない共通点で会話が弾み、今後の提案に役立つ情報を知るきっかけとなることもあります。

雑談が苦手、何を話していいか困るという方は「たちつてとなかにはいれ」にまつわる簡単なメモやセリフ集を作ることをおすすめします。定期的に内容を更新し最新の情報ならば安心です。

相手のプライベートに踏み込みすぎないように気をつけながら、良好な人間関係を築くために「たちつてとなかにはいれ」をお役立ていただければ幸いです。

 

証憑とは？

証憑という言葉をご存じでしょうか。「しょうひょう」と読みます。
日常ではあまり使わない言葉ですが、経理や会計などのビジネスシーンではよく出てくる言葉です。

証憑は、請求書や領収書など「取引や契約が両者の同意をもって正式に交わされた」証拠となる書類（書面）を総称した言葉です。企業取引の真実性・正当性を証明するための書類を証憑といいます。企業が契約を結んだときや代金を支払ったとき・取引によって定められた義務を履行したときなどに発行される書類は、すべて証憑に該当します。わかりやすく「証憑書類」ということもあります。

証憑書類は、外部取引だけでなく社内で交わされた取引についても証憑書類として扱います。社員の履歴書や雇用契約書、給与支払明細書も証憑として扱われます。企業と社員の関係も労働契約が結ばれるため、取引の1つに数えられるからです。

税法や会社法では取引や契約内容に関する書類を「証憑書類」とし、適切な保存が義務付けられています。
証憑書類を作成することで実際に取引を行ったことを証明でき、取引の過程や結果を記録することが主たる役割です。
企業間取引や社員との間で何らかのトラブルが発生したときに、解決に向けて事実を証明する証拠となるのが証憑です。

証憑が確認されるのは、主に取引相手と取引の事実や内容について争いになったときや、税務調査が行われたときです。証憑を保管しておかないと、万が一トラブルが発生したときに事実の確認ができず正当性も主張できず、争いや調査が長引いたりします。無用なトラブルを防ぐためにも、保存は必要です。

 

RICOH 証憑電子保存サービス

クラウド型 証憑書類保存サービス「RICOH 証憑電子保存サービス」は、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に準拠した証憑電子保存サービスです。請求書などの証憑を、スキャナ保存要件や電子取引要件に準拠した、リコーがご提供するクラウドストレージに電子保存ができるほか、 法令要件で必要な「取引先名」「取引金額」「取引日」への索引付けは、リコーの入力代行サービスによって正確にデータ化できます。
＊：スキャナ保存要件および電子取引要件に対応

 

〈 RICOH 証憑電子保存サービスの特徴 〉

● 特長1：　様々な証憑を一元管理できる！
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、請求書 / 納品書 / 領収書 / 見積書 / 検収書 / 注文書など複数証憑の保存に対応します。
様々な証憑をクラウド上で一元管理することができ、過去の証憑の閲覧・検索も簡単です。
※今後、バージョンアップによりその他の証憑に関しても保存対象を予定しております。

● 特長2：　真実性の確保にお役立ち　月々3,000円＊から運用可能
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、初期費用を抑えてスタートが可能です。電子帳簿保存法スキャナ保存・電子取引要件に必要な検索項目をお客様でご入力される場合は、月々3,000円（消費税別）のみです。アップロード後はクラウドサービス上での訂正削除ができないため、複雑な社内規定の作成や厳重な管理を必要とせず、電子帳簿保存法の真実性の確保が可能です。
＊消費税別、RICOHクラウドアプリケーションスタートパックが別途必要です。
＊スキャナ保存要件・電子取引要件に対応。

● 特長3：　可視性の確保にお役立ち　高精度＊1な入力代行をご提供します！
電子帳簿保存法に対応した電子保存をする際は、「取引先名」「取引金額」「取引日」の3つの項目の入力が必要です。
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、検索項目の入力代行サービス＊2をご用意しています。
＊1 精度実績99.9%（リコー調べ。請求書、納品書の実績値）
＊2 入力代行サービスのサービスレベル目標は以下のとおりです。
・精度99.9%をデータ化目標とします。
・受付日の翌営業日から起算して5営業日以内に対応完了するように努めます。

 

〈 課題解決・電子取引の保存方法 〉

電子取引の保存で、専用のサービスを利用しない場合と「RICOH 証憑電子保存サービス」をご利用いただいた場合の課題解決をご紹介します。

● 1：　事前の準備
課題：　改ざん防止・入力ルールの社内調整 / 事務処理規定(社内規定)の作成・準備
解決：　社内規定サンプルを契約時にお渡し / サンプルでかんたんに社内規定を作成


● 2：　真実性の確保のために
課題：　準備した社内規定を徹底した電子保存をする
承認を受けた社内文書は取引データと共に保存し、社内規定に沿った運用は大変です。やむを得ない理由により保存する取引データを訂正または削除する場合は、内容を社内で記録し、事後に履歴の確認作業が行えるよう、法定期間は保存しておく。

解決：　社内規定に沿って、訂正削除せずアップロードして保存 簡単にアップロードが可能です。アップされたデータは削除・訂正ができないので複雑な運用も不要です。 社内規定に沿って保存された証憑は、削除が出来なくなるため改ざんすることが出来ません。

● 特長3：　可視性の確保のために
課題：　「取引日」「金額」「取引先」の入力を行う
取引データのファイル名を手入力で変更し、エクセルで1件ずつ入力作業し索引簿を作成する。
解決：　入力代行を使えば規定3項目の入力は不要*です。様々な条件検索が容易にできます。
＊お客様自身で入力する場合は「取引日」「金額」「取引先」の入力を行います。

 

「RICOH 証憑電子保存サービス」をおすすめする4つの理由

● 1：　証憑の電子保存業務におすすめ
手軽に月額3,000円＊1から「電子帳簿保存法」＊2対応
改正電子帳簿保存法（令和4年1月施行）により、電子で送受信した証憑の電子保存が原則義務化されました。「RICOH 証憑電子保存サービス」は、まず法令対応が急務のお客様に「ぴったり」の、電子帳簿保存法に特化した電子保存のサービスです。
＊1 消費税別、初期費用として「RICOH クラウドアプリケーションスタートパック」5,000円（消費税別）が別途必要となります。
＊2 電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

● 2：　受領請求書の処理業務におすすめ
受領請求書業務の効率化と「インボイス制度」に対応し、業務を変えず「電子帳簿保存法」＊にも対応
「RICOH 受領請求書サービス」では受領した請求書を簡単に文字データ化し、仕訳・支払データ作成やインボイス制度対応の負荷を最小限に。さらに「RICOH 証憑電子保存サービス」との連携で電子帳簿保存法に則った*一元保存が可能になります。受領請求書の処理を効率化しつつ、電子帳簿保存法に対応したいお客様に「ぴったり」です。
＊電子保存オプションのみ

● 3：　見積書・請求書の発行・送付業務におすすめ
「MakeLeaps」で発行・送付した見積書や請求書などの証憑を、ワンクリックで「RICOH 証憑電子保存サービス」に保存。発行証憑はPDFファイルに様々なデータを付加し、保存時の検索項目の入力は不要です。証憑の作成・送付業務の効率化やインボイス制度対応に加えて、発行・受領ともにスムーズな電子帳簿保存法対応と一元管理を行ないたいお客様に「ぴったり」お応えします。
＊電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

● 4：　証憑の受領・発行業務全般におすすめ
デジタルで売り手・買い手双方の業務効率化と「インボイス制度」「電子帳簿保存法」＊に一気通貫で対応
「RICOH 証憑電子保存サービス」「RICOH 受領請求書サービス」「MakeLeaps」を「つなげて」、売り手・買い手の最小限の業務フロー変更でインボイス制度や電子帳簿保存法に対応できます。さらに、OCRによる文字データ化やワンクリック送付により、業務プロセスが効率化。法令に対応しつつ、経理業務全体を効率化したいお客様に「ぴったり」です。
＊電子取引要件・スキャナ保存要件に対応

 

証憑書類は、企業の取引を正しく記録し管理する重要なものです。「RICOH 証憑電子保存サービス」を利用することで、請求書 / 納品書 / 領収書 / 見積書 / 検収書 / 注文書など複数の証憑の保存に対応し、クラウド上で一元管理することができ、過去の証憑の閲覧・検索も簡単です。源泉徴収票を電子交付することで手間が一気に短縮されるだけではなく、人的ミスも抑えられ、よりスムーズかつ正確に行うことができ、業務を大幅に効率化する事ができます。
業務を大幅に効率化する電子化を検討してみてはいかがでしょうか。「RICOH 証憑電子保存サービス」についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

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はじめに源泉徴収票とは？

「源泉徴収票」とは、1年間に会社から支払われた給与やボーナス(賞与)、手当などの金額と、そのなかから納めた所得税の金額が記載されている書類のことです。会社は、従業員に支払う金額から所得税を計算し、その分を給与から差し引いて、国に納税しています。これを源泉徴収といい、税金の納付漏れや徴収漏れを防ぐため、会社が個人に代わって納税するように設けられている制度です。「源泉徴収票」を見ると、自分が会社からいくら支払われて、いくら所得税を納めたのかがわかります。

■ 源泉徴収票の見るべき項目

〈 支払金額 〉
支払金額とは、所得税を徴収する前の給与や賞与、役職手当や資格手当といった固定手当、残業代やインセンティブといった変動手当などを含めた、会社が従業員に支払った1年間の総支給額が記載されています。ただし、通勤手当や旅費・出張費など、非課税になる手当は含まれません。

〈 給与所得控除後の金額 〉
給与所得控除後の金額は、支払金額から「給与所得控除額」を差し引いた金額が記載されています。給与所得控除は、従業員にも経費があるという観点から、一定額を控除することで払うべき税金を抑えてくれる制度です。「給与所得控除額」は、国税庁が支払金額に応じて定めています。
● 参考： 国税庁Webサイト　No.1410 給与所得控除　https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1410.htm

〈 所得控除の額の合計額 〉
所得控除の額の合計額は「給与所得控除」以外に控除される金額の合計額です。
どの控除が適用されるかは人によって異なり、適用される控除の合計額が記載されます。
所得控除の種類は、以下のとおりです。
1. 雑損控除 / 2. 医療費控除 / 3. 社会保険料控除 / 4. 小規模企業共済等掛金控除 / 5. 生命保険料控除 / 6. 地震保険料控除 / 7. 寄附金控除 / 8. 障害者控除 / 9. 寡婦控除 / 10. ひとり親控除 / 11. 勤労学生控除 / 12. 配偶者控除 / 13. 配偶者特別控除 / 14. 扶養控除 / 15. 基礎控除
● 参考： 国税庁Webサイト　No.1100 所得控除のあらまし　https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1100.htm

〈 源泉徴収税額 〉
源泉徴収税額は、1年間に納めた所得税の金額です。「給与所得控除後の金額」から「所得控除の額の合計額」を引いたものに「課税所得額に応じて決定される所得税率」をかけて算出されます。所得税率は、課税される所得額に応じて決定します。
● 参考： 国税庁Webサイト　No.2260 所得税の税率　https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2260.htm

 

■ 源泉徴収票はどのようなときに使うの？

源泉徴収票は、収入や納税額の証明になるものですが、具体的にはどのようなときに使うのか、それぞれ詳しく説明していきます。

1：　転職するとき
退職する会社から源泉徴収票が発行され、転職先に源泉徴収票を提出する必要があります。転職先で年末調整をしてもらうときに、前の職場の源泉徴収額と合算する必要があるためです。転職する際には、源泉徴収票は転職先へ必ず提出しなければならない書類ですので、転職する予定のある方は忘れないようにしましょう。

2：　確定申告するとき
一般的に、会社に勤務している場合は会社で年末調整を行ってもらえます。しかし、年収が2,000万円を超える場合や、副業による所得が20万円を超える場合、退職して会社に勤務していない場合などは、自身で確定申告を行わなければなりません。確定申告を行うときに、源泉徴収票が必要です。

3：　収入の証明が必要なとき
収入の証明が必要なときに、源泉徴収票は収入証明書類として利用できます。金融機関から融資を受けるときや、賃貸契約をするとき、子どもを保育園に入園させるときなどに、収入証明書類の提出を求められます。収入証明書として有効な書類にはさまざまなものがありますが、源泉徴収票もそのうちの1つです。収入証明が必要なときのためにも、源泉徴収票はしっかり保管しておきましょう。

 

源泉徴収票の電子化とは？

源泉徴収票等は書面で交付するのが原則ですが、一定の要件を満たした場合、電子メール等での方法で電子交付することができます。給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）について解説します。

■ 源泉徴収票等を電子交付するための必要な要件

〈 要件1：　事前承諾を得ていること 〉
受給者等に対し、あらかじめ、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、電磁的方法又は書面で承諾を得ること。
（所令352の４1、3531、3561、措令４の２15、25の10の103、26の1713）

なお、「給与所得の源泉徴収票」及び「給与等の支払明細書」について、「支払者が定める期限までに承諾に係る回答がない時は承諾があったものとみなす」旨の通知をあらかじめ受給者に行い、上記期限までに受給者からの回答がなかった場合には、承諾を得たものとみなされます（所規95の22）。

 

〈 要件2：　電子交付の方法が一定の要件を満たすこと 〉
次の要件を満たした形で電子交付をする必要があります。
イ）パソコン等で表示や書面への出力ができること
ロ）受給者等に対し、受信者ファイルに記録（電子交付）する(した)旨を通知すること
ただし、給与所得の源泉徴収票等データを、受給者等の使用するパソコン等に直接送信する場合や光ディスク等の磁気媒体等に記録して交付する場合を除きます。

なお、受給者が希望する場合は、書面で交付する必要があります。
また、一旦承諾を得た場合でも、書面交付への変更を希望した場合には、それ以後は書面で交付しなければなりません。

● 参考：国税庁Webサイト　給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm

 

源泉徴収票を電子化するメリット

源泉徴収票は、収入や納税額の証明になるものですが、具体的にはどのようなときに使うのか、それぞれ詳しく説明していきます。

● メリット 1：　コスト削減につながる
ペーパーレスになり、紙や印刷代、封入・郵送代などに費やしていた時間やコストを削減できます。
封入や切手貼り、投函作業などの作業も簡略化・短縮できることで業務の手間も削減でき、その業務に費やしていた人件費も軽減できます。

● メリット 2：　保管や紛失のリスクが減る
電子化することで、紙で管理するよりも圧倒的に保管しやすく、紛失のリスクがないのは電子化の大きなメリットです。

● メリット 3：　人的なミスが防げる
人の手でデータを管理や作業をしていると、気をつけていても配布ミスや給与データの転記ミスなどが発生してしまう場合もあります。源泉徴収票を電子化を行えば、計算ミスや入力ミス、封入ミスや配送ミスといった人為的なミスを削減でき、システムによる自動計算が行われるため人的なミスを防げます。

 

源泉徴収票を電子交付することで手間が一気に短縮されるだけではなく、人的ミスも抑えられ、よりスムーズかつ正確に行うことができ、業務を大幅に効率化する事ができます。ぜひこの機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか。電子化についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

「うかがう」と同じ読み方をする「伺う」と「窺う」と「覗う」は、それぞれの言葉の意味がは異なります。「伺う」は複数の意味を持ち二重敬語など間違いやすい点があり、相手に誤解を与えないことに注意が必要な言葉でもあります。「伺う」と「窺う」と「覗う」の言葉の意味と違いを解説します。

「伺う」の意味・使い方

「伺う」は「聞く」「尋ねる・問う」「訪れる・訪問する」の謙譲語です。それぞれの「伺う」の使い方を例文から解説します。

1.「聞く」の謙譲語「伺う」の意味・使い方

自分が話を聞くときに、話をする人に向けて使います。

 

例文2「御社の〇〇様より」というように、取引先やお客さまから聞いていることを同じ会社の方や関係者にお伝えする場合は、謙譲語の「伺っている」というのは正しいです。しかし、間違いやすい例として、自社の課長から聞いているということを、自社以外の取引先やお客さまへ伝える場合は「弊社の課長より伺っております」というのは間違いです。課長にへりくだっていることを、取引先やお客さまへ伝える言い方になってしまっています。この場合は、身内などへりくだる必要がないので「弊社の課長より伺っております」ではなく「弊社の課長より聞いております」と、自社以外の取引先やお客さまへ伝えるのが正解です。

例文3の「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」の間違った別の言い方として「お名前を頂いてよろしいでしょうか」や「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか」があります。「頂戴する」「頂く」という言葉は、一般的に「もの」に対して使う言葉です。名刺や資料などは「もの」ですので「名刺を頂いてよろしいでしょうか」や「資料を頂戴してもよろしいでしょうか」といいますが、名前は「もの」ではないため「お名前を頂く」や「お名前を頂戴する」というのは間違いです。「あなたの名前をもらう」という意味になってしまいますので注意しましょう。名前を聞きたい場合は、例文3の「 お名前を伺ってもよろしいでしょうか」や「お名前を教えていただけますでしょうか」が正解です。

 

2.「尋ねる・問う」の謙譲語「伺う」の意味・使い方

分からないことや知らないことを、人に答えてもらうようにする場合に使います。

 

謙譲語は、自分の動作をへりくだる敬語表現です。自分以外の人の動作に「伺う」は使いませんが、丁寧に伝えようとして「窓口にて伺ってください」という表現がありますが間違いです。この場合は「窓口にてお尋ねください」が正解です。

 

3.「訪れる・訪問する」の謙譲語「伺う」の意味・使い方

相手先へ訪問するときや、こちらから先方に向かうことを申し出るときなどに使います。

 

訪問の約束をするときに使う「お伺いしたいのですが」や「お伺いしてもよろしいでしょうか」などの「お伺い」は、二重敬語で間違った使い方です。
丁寧に伝えようとするあまり、敬語に敬語を重ね、二重敬語にしてしまうことがありますが、過剰な表現は相手に失礼な印象を与える可能性もあるため注意が必要です。「お伺いしたいのですが」は「伺いたいと思いますが」または「伺いたく存じますが」が正解です。「お伺いしてもよろしいでしょうか」は「伺ってもよろしいでしょうか」または、くだけた言い方になるため相手との関係性によりますが「お邪魔してもよろしいでしょうか」が正解です。

「お伺いします / お伺いいたします / お伺いさせていただきます / 伺わせていただきます」も二重敬語です。間違ってはいるものの、より敬意を込めた言葉として使用する人が多く、ビジネスの中でよく使われることもあり、習慣として定着し一般的に使われています。2007年に文化庁より「敬語の指針」にて、習慣として定着している二重敬語の例に「お伺いする / お伺いいたす / お伺い申し上げる」が発表されました。

● 文化庁｜報告・答申・建議等｜「敬語の指針（答申）」（平成19年2月2日）
https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/

しかし、ビジネスマナーに詳しい人や年配の方の中には快く思わず、心証を悪くする可能性がないとは言い切れません。「お伺い」の方が丁寧という考えや、一般的に使われているため使用しても問題ないとされていますが、誤解を招く恐れがある「二重敬語」は、できるだけ使わないように注意しましょう。

「窺う」の意味・使い方

「 伺う（うかがう）」と同じ読み方をする「 窺う（うかがう）」の使い方を、例文から解説します。

「伺う」と同語源で、目上の人の様子を「窺（うかが）いみる」意から、その動作の相手を敬う謙譲語「うかが（伺）う」となったそうですが、現在の使われ方には違いがあります。「伺う」は「聞く / 尋ねる・問う / 訪れる・訪問する」の謙譲語ですが「窺う」は動詞です。

「窺う」の意味は「すきまなどから、ひそかにのぞいて見る」や「ひそかにようすを探り調べる」あるいは「一部分から全体を推し量って知る。それとなくようす、状況を察する」といった意味や「ようすを見て、好機の訪れるのを待ち受ける」や「一応心得ておく」の意味があります。

「窺」は常用外漢字ですので公用文では漢字表記ではなく、平仮名で「うかがう」と表記します。

 

「窺う」と「覗う」の違い

「窺う（うかがう）」の意味と似た意味で、同じ読み方をする「覗う（うかがう）」という言葉があります。

 

ほぼ同じ意味で使われていますが「覗う（うかがう）」は実際に使われることが少なく、辞書に掲載されてないこともあります。「うかがう」の予測変換候補は、パソコンは「覗う（うかがう）」と出ますが、スマートフォンでは「覗う（うかがう）」は出ません。

「覗」は「覗き穴（のぞきあな）」のように「のぞく」と読む場合に用いられる傾向があります。
「のぞく」の予測変換候補は、パソコンでもスマートフォンでも「覗く（のぞく）」は出ます。

「覗」は「のぞく」という読み方で使われることの方が多いです。「覗」も常用外漢字ですので公用文では漢字表記ではなく、平仮名で「のぞく」と表記します。

 

「伺う」と「うかがう（窺う・覗う）」には複数の意味があるので、どのような意味で使っているのかを理解し、正しく使うようにしましょう。

とくに文章を書く時は、言葉の意味など改めてしっかりと理解し、文脈に応じた適切な使い分けが必要です。二重敬語にならないようにすることも意識しなければなりません。間違った敬語表現はビジネスシーンでは失礼にあたる場合もあるので注意しましょう。

 

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、給与計算を行ってまとめたデータを電子ファイルとして扱うことをいいます。従来は紙で従業員に渡していた給与明細を、最近は電子化を進める企業が増えてきています。給与明細のWeb化によって、電子メールやPDF、クラウドなどの電子データに変換して従業員に交付し、従業員は自分のPCやスマートフォンから給与明細を確認できるようになります。

2006年に行われた税法改正により、2007年1月1日以降、給与の支払明細書や源泉徴収票の電子交付が可能になりました。
一定の要件の下で書面でなく「電磁的方法」により交付することができるようになっています。

法律で認められている「電磁的方法」には以下3つの方法で交付するように定められています。

 

会社にとってのメリット・デメリット

会社にとってのメリット・デメリットについて解説します。

〈 会社にとってのメリット 〉

 

〈 会社にとってのデメリット 〉

✖ デメリット 1：　システム導入に伴うコスト
給与明細の電子化を導入するにあたって、相応のコストや手間がかかる点に気をつけなければなりません。
初期費用に加えて、システム利用料などの月額利用料が発生したり、従業員が増えればその分規模の大きさに相応しいシステムを選ぶ必要もあります。
データの管理方法やシステムの運用方法なども含め、従業員教育コストも必要となりますので、導入によってかかるコストもあらかじめ確認しておきましょう。

✖ デメリット 2：　情報漏洩・データ改ざんのリスク
紙の給与明細でも紛失や元のデータが流出するといった情報漏洩リスクはありますが、給与明細の電子化でデータで管理する以上、新たに脅威となるリスクにも備えなければいけません。給与明細は従業員の大切な個人情報です。基本的な情報セキュリティ対策に労務担当者が理解を深め、情報漏洩やデータ改ざんなどが起こらないよう十分な配慮が必要になります。 さらに、給与明細作成で利用する端末のセキュリティ対策や、利用するシステムやクラウドサービスが十分な情報セキュリティ対策を施しているかなども確認し、ウイルスや不正侵入への対策の他、社内の管理ルールもしっかりと定めておく必要があります。

 

従業員にとってのメリット・デメリット

従業員にとってのメリット・デメリットについて解説します。

〈 従業員にとってのメリット 〉

 

〈 従業員にとってのデメリット 〉

✖ デメリット 1：　確認できない場合がある
パソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイス（端末機器）を持っていないと、電子化された給与明細を確認することができません。
持っていない場合は、会社のPCで閲覧するか、紙に印刷することになり、かえって手間がかかります。また、過去のすべての給与明細が永年保存され続けるとは限りません。保存期間が設けられている場合は、PDFファイルなどのデータをこまめに保存しておく必要があります。

✖ デメリット 2：　紙の給与明細が必要なとき申請が必要
住宅や車の購入の際に収入証明書類として給与明細の提示を求められることがあります。そのような場合は、会社（担当者）に依頼する手間が発生します。

 

給与明細を電子化する注意点

■ 従業員から同意を得る

電子交付の条件として、従業員からの同意取得が必要です。所得税法231条において、「従業員の承諾を得れば電子化されたデータにより提供できる」と定められているため、従業員に対して電子化による目的やメリット、セキュリティに関する注意点などを説明をおこない、必ず従業員の承諾を得ることが必要となります。承諾に関しては、所得税法で「電磁的方法又は書面で承諾を得ること」とあります。従業員が同意したことを証明できる同意書を作成する必要がありますので、注意しましょう。

■ 既存の給与計算システムとの相性

給与明細を電子化するなら、専用のシステムを導入し、既存の給与計算システムから給与データを取り込む必要があります。連携が可能なシステムであれば、導入によってさらに業務効率の向上が期待できますが、システムが連携できない場合、あまり業務の効率化が実現できない可能性があります。無料トライアルや無料体験版、無料プランなどを利用して、事前に相性を確認しておくと安心でしょう。

紙の給与明細は、保管に手間がかかるだけでなく紛失のリスクもあるため、企業・従業員双方にとってデメリットになります。給与明細の電子化に成功すれば、コスト面、管理面でも大きなメリットがあるだけでなく、従業員の利便性も向上するでしょう。管理する側と、受け取る側の両方を考えて、どのようなシステム導入が良いか検討し、職場の業務改善を進めてみてはいかがでしょうか。

給与明細を電子化についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。

 

2024年1月より「電子取引データ保存」が義務付けられます

電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題ないと、電子取引のデータ保存の義務化についての宥恕（ゆうじょ）期間が設けられていました。

2年間の宥恕（ゆうじょ）期間を経て、2024年1月1日から「電子取引データ保存」に対応し、紙で保存することが出来なくなります。会社の規模に関係なく個人事業主も含めて、すべての事業者がこの制度改正の対象になります。法令を遵守しこの制度改正に対応しなければなりません。

電子帳簿保存法にもとづく「データ保存」とは、以下の3種類です。

 

データ保存3種類のうち「1. 電子帳簿等保存」と「2. スキャナ保存」は任意ですが、改正により「3. 電子取引データ保存」が義務付けられました。

取引先とデータでやりとりした書類をプリントアウトして保存している場合は、2024年1月1日から紙で保存することが出来なくなり「電子取引データ保存」に対応していくために、すみやかにデータ保存に移行しなければなりません。

 

どのように電子化するの？

1. 電子帳簿等保存（ 任意 ）
会計ソフト等パソコンを使用して、電子で作成した帳簿や書類を、印刷せずに電子データのまま保存する。
2022年1月1日以降は、税務署への事前の手続きが不要になりました。

2. スキャナ保存（ 任意 ）
紙で取引したものを、スキャナで読み取り、画像データ化して保存する。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子保存をすれば、スキャンした紙の取引関係書類を、保存しておく義務がなくなりました。

3. 電子取引データ保存（ 2024年1月1日から義務化 ）
メールやインターネットを介してやり取りした電子取引情報を、データとして保存する。
データを印刷して保存することは、不可となる。

 

スキャナ保存すべき電子データとは？

国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」より、保存すべき電子データは以下の通りです。

 

スキャナ保存のポイント

スキャナ保存は、重要書類と一般書類に区分され、それぞれ要件が異なります。

 

具体的な要件には、入力期間の制限、一定水準以上の解像度による保存、タイムスタンプの付与、検索機能の確保などが該当します。
特に重要書類については厳しい要件が設けられています。

要件の一例

「入力期間の制限」と同様に「タイムスタンプの付与」も、原則的に書類を受領又は発行したら、最大2か月とおおむね7営業日の間に記載事項の入力と、タイムスタンプの付与を行わなくてはなりません。

 

国税庁パンフレット「電子取引データの保存方法をご確認ください」より、保存方法は以下の通りです。

 

これまでは要件が厳しくスキャナ保存の導入に踏みとどまっていた企業も多いと思いますが、2022年1月の電子帳簿保存法改正によりさまざまな要件が緩和・廃止され、スキャナ保存を導入するハードルが下がっています。スキャナ保存を導入することでコストの削減・効率化の向上などメリットがありますが、場合によっては、これまでよりも非効率になってしまう場合もあります。 スキャナ保存の対象になる書類の電子化は必須ではありませんので、業務フローに組み込んでも問題ないか、タイムスタンプ機能などスキャナ保存に対応したシステムの導入を進めてもよいか、十分に導入を検討が必要になります。

なお、帳簿書類のデータによる保存は、一部分でもデータで保存することも認められています。スキャナ保存を実行する際は、一度に全ての帳簿書類を電子化するのではなく、データで保存する対象範囲を限定し段階的に電子化の検討を行うこともできます。まずは一部の書類から段階的に電子化を進めたほうが負担も少なく実行しやすいと思います。

今後、あらゆる分野でデジタル化・電子化がすすんで進んでいくことは避けられません。 スキャナ保存についてのご相談やご質問・お問い合わせは、ぜひ福島リコピーへお気軽にご連絡くださいますようお願いいたします。