「紙の請求書」からデータへ。毎月の作業負担・コストを軽くする第一歩

ビジネスを取り巻く環境の変化やデジタル化の流れに伴い、企業の書類管理のあり方が見直されています。制度への対応を進めたい一方で、何から手をつければ良いか迷ってしまう担当者の方も多いのではないでしょうか。

毎月の請求書発行にかかる時間やコストを抑えるためには、現状の作業を整理することが大切な第一歩になります。この記事では、無理なく進められる請求書電子化のポイントと、業務効率を高めるヒントをご紹介します。

 

切手代の値上がりで紙の請求書を見直す企業が増えています

2024年10月の郵便料金改定から、すでにしばらくの年月が経過しました。定形郵便は84円から110円へ、はがきは63円から85円へ値上げされ、消費税改定を除くと約30年ぶりの大きな料金改定となりました。

 

● 定形郵便にて請求書を毎月300通発送する企業の場合

値上げ前と後では以下のようにコスト増となりました。
値上げ前は、月25,200円だった費用が、値上げ後には月33,000円となりました。
その差額は毎月7,800円、年間では約94,000円の負担増につながる計算になります。

　・ 値上げ前：　 84円 × 300通 = 25,200円/月
　・ 値上げ後：　110円 × 300通 = 33,000円/月

請求書や納品書、各種案内文書などを郵送で送付されている企業様では、以下のような課題を改めて感じているのではないでしょうか。

　・ 郵送費用の高騰やコスト負担
　・ 手作業による封入・封緘の手間
　・ 発送漏れや二重確認の手間
　・ 膨大な保管スペースの確保

また、電子取引のデータを紙ではなくパソコン上で保存することを義務付ける「電子帳簿保存法」への対応も、企業の大きな関心事となっています。
福島県内も人手不足や業務効率化への対応を背景に、書類のデジタル化を進める動きが徐々に広がっています。県による企業のデジタル化支援もあり、「毎月の郵送費の増加」や「新しい制度への対応」に直面している今、請求書発行業務のあり方を見直す企業が増えつつあります。

 

請求書の電子化がもたらすコスト削減・作業のメリット

こうした課題への解決策として、多くの企業が検討を進めているのが、請求書をデータでやり取りする電子化という方法です。

請求書を電子発行へ切り替えることで、毎月の郵便料金や請求書発行にかかる料金もまとめて抑えることが期待できます。特に、発行枚数が多い企業ほど高いコスト削減の効果を感じやすいという特徴があります。主なメリットとしては、次のような点が挙げられます。

● コスト削減のメリット

　メリット
　　1.　毎月の郵送費や封筒代、紙やインクなどの印刷コストをまとめて抑えられる
　　2.　紙の書類をファイリングして保管する作業を減らせる
　　3.　紙文書の専用の保管スペースを減らせて、保管・管理にかかる負担も軽減できる

● 業務効率化のメリット

　メリット
　　1.　パソコン上で、請求書データの作成・発行から送付までをスムーズに行えるため、作業時間を短縮できる
　　2.　紛失や再送依頼があった場合でも、データから迅速に対応可能になる
　　3.　過去のデータを、日付・キーワードで簡単に検索できるため、書類を探す手間がなくなる

さらに近年は、取引先から求められる「インボイス制度」や「電子帳簿保存法」への対応に加え、DX推進の流れを受けて、請求書だけでなく契約書・納品書・注文書など、業務全体のデジタル化を進める企業の動きも見られます。以前は大企業を中心に取り組まれていたペーパーレス化ですが、「まだ紙で運用できているから大丈夫」から「紙業務をどこまで減らせるか」へと、現在では多くの企業にとって身近な経営課題の一つとなっています。

自社の状況に合わせて少しずつ紙の業務を減らしていくことが、生産性向上や日々の業務をスムーズにするための大切なポイントになります。

現状をチェックして、請求書電子化の第一歩を踏み出そう

郵便料金の値上げをきっかけに電子化を検討されたものの、日々の忙しい業務に追われてそのままになっている企業様も少なくありません。
まずは、自社の請求書の発行や管理にどれくらいの時間とコストがかかっているのか、現状を一度整理してみるのも一つの方法です。

自社の状況を確認するために、次のようなポイントを振り返ってみてはいかがでしょうか。

〈 自社の請求書業務を振り返るチェックポイント 〉
　□ 請求書を紙で印刷して郵送する作業に、毎月多くの時間を取られている
　□ 郵便料金の増加や、封入・発送にかかるコストが気になっている
　□ 過去の請求書をファイルや倉庫から探すことに時間がかかっている
　□ 取引先からデータ（PDFなど）での請求書発行を求められることがある

もし当てはまる部分がある場合は、請求書の電子化を進めることで、日々の負担を大きく軽減できる可能性があります。

「電子化を進めたいけれど、何から始めれば良いか分からない」といったお悩みをお持ちの企業様も多いのではないでしょうか。
福島リコピーでは、請求書を電子化するシステムのご紹介だけでなく、紙の書類を減らしていくペーパーレス化や、会社全体のデジタル化を進めるDX（デジタルトランスフォーメーション）に関するご相談など、お客様の状況に合わせたサポートを行っております。

特に、次のようなお悩みやご要望をお持ちの企業様は、ぜひご相談ください。

　□ 毎月、紙の請求書を印刷して郵送する作業が発生している
　□ 経理を担当されている方の負担を少しでも軽くしたい
　□ 電子取引のデータを正しく残す「電子帳簿保存法」への対応に不安がある
　□ 会社のデジタル化（DX）を進めたいが、何から手をつければ良いか分からない

こうした課題に少しでも当てはまる場合は、この機会に請求書業務の見直しをおすすめいたします。
郵便料金が値上がりしてから約1年が経つこのタイミングだからこそ、請求書の電子化によるコスト削減と、業務効率化をご検討ください。