いまさら聞けない！クラウドって便利？

「クラウド」という言葉を聞いたことがあるけれど、いまいちその便利さがわからない、という方も多いのではないでしょうか。
今回は、クラウドの基本について分かりやすく整理し、業務にどのように役立つのかを具体的にご紹介します。

 

クラウドとは

クラウドとは、簡単に言えば「インターネット上のサーバーにデータやサービスを置く仕組み」です。

従来は、社内のPCやサーバーにデータを保存していましたが、クラウドを利用することで、場所・端末を問わずにアクセスが可能になります。
そのため、テレワークや外出先でも業務が滞らずに進められるのが最大の特徴です。

 

クラウドの3つのメリット

 

メリット 1.　どこからでも使える

クラウド環境があれば、インターネットに接続するだけで、社内と同様に業務が進められます。
営業先での資料確認や、在宅勤務での承認作業も容易に行うことができます。

 

メリット 2.　データの安全性

クラウドはデータを複数の場所に分散して保存しています。そのため、仮にサーバーに障害が発生しても、別のサーバーから復旧が可能です。
また、暗号化・アクセス権管理・二要素認証といった高度なセキュリティ対策が標準で備わっているため、安心して利用できます。

 

メリット 3.　コスト最適化

オンプレミス環境ではサーバーの購入や保守、更新にコストがかかりますが、クラウドではそれが不要です。
必要な分だけを利用することで、ITコストを最適化することができます。

 

クラウドと紙業務の相性抜群

クラウドは紙業務との相性も非常に良く、RICOHの『RICOH カンタンストレージ活用シリーズ』がその強みを活かしたサービスを提供しています。
このサービスでは、複合機でスキャンした書類をクラウドに保存し、承認フローやデータ共有を簡単に行えます。これにより、請求書や契約書の管理が楽になり、外出先でも業務をスムーズに進めることができます。

まさに “ 紙とデジタルのハイブリッド ” で、業務をより楽にします。

 

お困りごと

・紙やデータ、管理がバラバラで必要な情報が探せない
・外出先で急な問い合わせ、書類が手元になく困った
・書類の確認で、わざわざ会社に戻ることが大変
・電子化は手間がかかってぺーパレスが促進できない

 

RICOH カンタンストレージ活用シリーズで解決

・紙文書もクラウドで一元管理
・PC / スマホでいつでも電子化された書類を確認
・書類を確認するための帰社は不要
・かんたんステップで誰でもペーパーレス化

RICOH カンタンストレージ活用シリーズ（ https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-easy-storage-utilization ) は、複合機でスキャンした紙文書をPCやドライバ不要でクラウドに保存・共有できるサービスです。BoxやGoogleドライブなど複数のクラウドサービスに対応し、OCR機能で検索性も向上。さらに、複合機のパネルから簡単に操作してログインでき、外出先やテレワーク時に書類がすぐに確認できます。ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現します。

 

クラウドは、どこからでも利用できる便利な仕組みです。データを複数の場所に保存することで、障害発生時にも安心です。
バックアップやサーバー管理の手間が不要になり、コスト削減にも貢献します。
リコーのクラウドサービスを活用すれば、紙とデジタルの組み合わせで業務をさらに楽にすることができます。

詳細については、福島リコピーにお気軽にご相談ください。