ビジネスを加速させる、請求書作成・管理業務の効率化
面倒、しんどい、うんざり……。請求書業務あるある
毎月発生する請求書業務にまつわる、こんな悩みありませんか？
- 請求書の発行業務だけで、大切な１日が終わってしまった。
- 見積書を印刷し、その後承認をもらうまでに手間と時間がかかる。
- 請求書を発行後、入金消込・管理の作業が面倒。
- インボイス制度に対応した請求書の作成がしんどい。
日常の事務作業の中で見積から売上・請求処理を行う際、Excelデータからコピー＆ペーストしたり、同じデータを何回も打ち直していることと思われますが、これらの作業にうんざりしている人は多いのではないでしょうか。また、データを扱う作業だけでなく、請求書の送付作業（印刷・封入・投函）もかなりの手間暇がかかっていると思われます。
私たち福島リコピーのクライアント企業の中にもこうした悩みを抱える事業所様は多く、かねてより多くの相談が寄せられていました。
請求書業務を効率化させる方法はさまざまですが、当社が提案する「請求管理クラウドサービス」を活用すると、これらの悩みが一挙に解決するほか、大幅な時短＋コストカットが見込めます。
クラウドサービスで請求書業務をもっと楽に
当社が提案するシステムでは、見積書・納品書・請求書などの帳票に関わるすべてのデータをWeb上で連動させ、各種帳票・数字の一元管理を可能にする請求書作成・管理クラウドサービスもあります「帳票作成」「送付」「入金管理」業務を大幅に効率化し、さらに売上高や売掛金などお金の流れの見える化も実現します。以下に、主な機能・特徴をピックアップしました。
１ ミスなく簡単に、さまざまな帳票を作成
テンプレートに入力することで見積書・納品書・請求書などの帳票をミスなく簡単に作成できます。また、他の書類への変換もワンクリックで完了するので、転記ミスを防止できます。
対応書類／見積書、納品書、請求書、領収書、発注書、注文請負書、作業報告書、検収書
２ ワンクリックで帳票を発送
メール送付（セキュア送信）または郵送代行で、見積書・納品書・請求書・領収書などの帳票を素早くワンクリックで発送します。メール送付は、オンライン上で作成した書類やアップロードしたPDFファイルを、何枚でも一括で送付できます。取引先には添付の代わりに参照リンクがメールで送られるので、業務コストを従来の約80％削減できます。
郵送代行は、「送付」をクリックして「郵送」を選択するだけで、オンライン上で作成した書類やアップロードしたPDFファイルの印刷・封入・投函まで、すべての作業を代行します。 ほかにも、取引先の管理システムと連携した帳票の送付も可能です。
３ 入金確認・消込作業が迅速に
銀行口座の入金情報（入金日・入金額・振込名義）を、クラウドサービスに自動取り込みできます。取り込み情報に基づいて適合する請求書が自動的に呼び出され、あとはワンクリックで入金消込が完了します。メール送付（セキュア送信）の場合は請求先の書類開封状況が確認できるため、入金管理が容易になります。また、オプションの「口座振替連携サービス」を利用すれば口座振替にも対応し、回収・督促業務の負担を軽減できます。
４ 確認・承認もクラウドで完結
帳票管理がクラウド化されているため、チームメンバー同士で売上データや入金状況などの最新データに常時アクセスでき、情報共有できます。場所や時間を選ばずリアルタイムで情報共有できるので、スムーズな部署間連携や承認作業が可能になりました。コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
５ インボイス制度・電子帳簿保存法に対応
インボイス制度の要件に沿った請求書が簡単に作成できます。また、電子帳簿保存法が定める電子取引の要件を満たす帳票の保存が可能です。
６ 外部システムとの連携で、さらなる業務効率化
販売管理システムで作成した請求データをクラウドサービスにアップロード。郵送代行やメール送付（セキュア送信）機能の活用で、発行業務の効率化が図れます。また、クラウドサービス上の請求・入金情報を会計管理システムと連携させることで、郵送代行やメール送付（セキュア送信）、入金消込処理の自動化が可能になります。
