仕事でメールや資料作成などでパソコンを使い、文字入力をすることが多いと思います。その都度、同じ文字を何度も入力したり、文字数が長い会社名・役職を1文字ずつ入力している方におすすめする「単語登録」についてご紹介させていただきます。

単語登録とは、文字入力の機能で通常の変換候補に表示されない文字を、任意の文字に変換候補として登録するものです。Mac / Windows で若干の名称の違いはありますが、「よみ」と「単語」を登録することで、変換候補を追加できます。

専門用語や読みにくい名称など登録しますが、この機能を応用します。社外へのメールで必ず使う「お世話になっております。」という言葉がありますが、この言葉を例に説明させていただきます。

1文字ずつ「おせわになっております。」と入力すると、12文字を入力してから変換する流れになりますが、単語登録を応用すると、3文字の入力で済むようにできます。「おせわ」という3文字を「よみ」、「お世話になっております。」という文字を「単語」として登録します。このようにすると「おせわ」と入力し変換すると、「お世話になっております。」という文字に変換されます。

例として「おせわ」の3文字としましたが、「お」「おせ」など自分自身が覚えやすくリズムよく入力できるよう、自分好みに登録できます。よく使う言葉を単語登録することで、文字入力のスピードアップ・作業の効率が良くなります。

単語登録の方法は、「単語登録 windows」「単語登録 mac」などでネット検索していただくと、登録手順の詳細がわかります。登録作業は手間ですが、1回登録してしまえば、その後の入力作業が格段に速くラクになりますので、ぜひお試しください。意外と単語登録についてご存じない方もいらっしゃるので、すでにおこなわれている方は周りの方にもお伝えし、みんなで効率的に業務に取り組めたらと思います。

2022年4月1日から改正個人情報保護法が全面施行となり、個人情報の保護強化と事業者の個人データの活用を促進する内容が強化されました。事業者の負う責務が増え、違反のペナルティも強化されているため、知らなかったでは済まされません。事業者は個人情報に対する取り組みを見直すことが求められています。個人情報保護法改正の概要と対応するべき内容を、あらためてご案内いたします。

個人情報保護法とは?

個人情報保護法は正式には「個人情報の保護に関する法律」といい、2005年4月から全面施行されました。個人の権利と利益を保護するために、個人情報を保有する事業者が遵守すべき義務などを定めた法律です。

2015年に改正された個人情報保護法では、国際的動向・情報通信技術の進展・新たな産業の創出及び発展の状況等を考慮し、3年ごとに見直し・検討を行い必要に応じて改正されることになりました。2017年5月30日以降、個人情報を扱うすべての事業者が法の対象になり、取り扱う事業の内容が営利か非営利かは問わず、自治会・町内会、PTA、マンション管理組合、同窓会、サークル、NPO法人などの団体も、個人情報保護法の対象になりました。

2022年4月から全面施行となった改正個人情報保護法

「いわゆる3年ごと見直し」に関する規定に基づいて2020年6月に成立・公布された改正個人情報保護法が、2022年4月1日から全面施行となりました。今回の改正個人情報保護法は、見直し規定に基づく初めての法改正です。「個人の権利利益の保護」「情報活用の強化」「AI・ビッグデータへの対応」などを反映した内容になっており、6つの変更ポイントがあります。

改正個人情報保護法の6つの変更ポイント

改正法のポイントは大きく分けて6つあります。

  1. 個人の権利を強化
    ・保有個人データの利用停止・消去・第三者への提供停止を請求できる場面が追加されました。
    ・個人情報開示が書面だったのがデータでも提供可能になりました。
    ・第三者に提供できる個人データの範囲が制限されることになりました。
  2. 事業者の義務を強化
    ・漏えい等が発生した場合に、個人情報保護委員会と本人へ通知することが義務付けられました。
    ・個人情報の不適切な利用の禁止義務が明文化され、利用した場合には利用停止の対象となりました。
  3. 罰則を強化
    ・個人情報保護委員会の措置命令に違反した場合、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科せられます。
    ・命令違反・データベース等不正提供があった場合に法人に科される罰金が「1億円以下」まで大幅に引き上げられました。
  4. 認定団体制度の見直し
    ・企業の特定分野(部門)を対象とする団体も認定が可能になりました。
  5. データ利活用の促進
    「仮名加工情報」制度が新設されました。「他の情報と照合しない限り、特定の個人を識別できないよう加工して得られる個人に関する情報のこと」をいい、改正後では自社内部での分析に限定するといったことを条件に、開始・利用停止請求への対応等の義務が緩和されました。
  6. 外国事業者の規制強化
    国内にある者の個人情報を扱う事業者のうち、法に違反している恐れがある外国事業者に対して報告徴収・立入検査・命令が可能になりました。

    「データ利活用の促進」により、情報の取り扱いは緩和されましたが、企業が取り組むセキュリティ要件は、より厳しくなっていきます。改正法に従った個人情報の取り扱いを行うため、プライバシーポリシーや、個人情報に関する社内規定の見直しを行う必要があります。

参考サイト

個人情報保護委員会 改正個人情報保護法対応チェックポイント
https://www.ppc.go.jp/news/kaiseihogohou_checkpoint/

個人情報保護委員会 改正個人情報保護法 特集
https://www.ppc.go.jp/news/kaiseihou_feature/

個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律(概要)
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/200612_gaiyou.pdf

個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律(令和二年法律第四十四号)
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=415AC0000000057_20220401_502AC0000000044

個人情報の保護に関する法律施行規則(平成二十八年個人情報保護委員会規則第三号)
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=428M60020000003_20220401_503M60020000001

改正法の新旧対照表
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/200612_sinkyutaisyohyo.pdf

2020年12月に経済産業省から発表された「DXレポート2」によると、多くの企業がDXに取り組んでいない、もしくは取り組みはじめた段階にとどまることがわかりました。また、DXはレガシーシステムの刷新、社内の業務改善だと誤った認識をもつ企業についても指摘があり、2018年に発表されたDXレポートから2年経過しても大きな変化は無い状況です。

DX推進に取り組むために多くの担当者は、何から取り組めばよいのかわからず、さまざまな課題に直面し悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ただデジタル技術を取り入れるだけは間違いであり、思うような結果は得られません。本記事ではDX推進の初期段階でありがちな失敗パターンをご紹介します。致命的な失敗を避けるためには、対策を知ることから始めましょう。

DXがうまくいかない理由と解決策

失敗 1. DXの理解不足

よくわからない、なんとなく、とりあえずというDXの知識不足や「新しい高機能なデジタルツールの導入をすればOK」という、DXへの理解不足による誤解などはDX推進の妨げになります。DXを単なるデジタル化と勘違いするなど、DXが何かを理解していない場合はDX推進がうまく進みません。DXの本質やDXと単なるデジタル化の違いも理解しておく必要があります。誤解や思い込みで、DXの推進を停滞させないようにすることが重要です。

失敗 2. 目的(ゴール)設定ができていない

DXをとおして「何を成し遂げたい」のか「どんな課題を解決したい」のかなど、具体的な目的(ゴール)を明確に言語化する必要があります。あいまいなままではDX自体が目的となってしまい、物事がうまくいくことはありません。企業全体の目的(ゴール)設定もあれば職種別になることもあり、より細かく目標を設定することで、DX推進の効果はさらに高まります。目的を決定することにより、どのように達成すべきか明確にすることが可能です。

失敗 3. 全社的な取り組みとして一致団結していない

DX推進をトップから宣言し本気度を従業員に伝えます。経営層が指揮を取り、現場とコミュニケーションを取りながら、社内全体で変革への意識を高めることが大切です。「2025年の崖」を回避すべく、経営トップが旗振り役となり、全社一丸となってDX推進に取り組みことが不可欠になります。

DX推進は絶対成功するという保証も法則もありませんが、失敗する原因や理由を学び、事前に策を講じることで成功率を高めることが可能です。ぜひ参考になさってください。

DXへの取り組みを始めることには、一刻の猶予も許されない状況です。劇的に変化するビジネス環境において、企業が生き残っていくためにはDX推進が必要不可決です。DXはデータやデジタル技術によって製品やサービス、ビジネスモデルを「変革」することで、既存の事業やビジネスモデルのあり方を変革し、より高い価値を創造する取り組みとなります。企業自体が生まれ変わる覚悟を持つことがとても重要であり、それを実現できる組織の構築が不可欠となります。

しかし、企業によってDXの成熟度は異なり、人材の確保や予算についての課題も、思うように進められない原因となっています。ビジネス改革のきっかけ作りとして、スモールスタートで身近な業務の改善から行うと取り掛かりやすいです。一部の業務の効率化・自動化を行い、一定の効果が出始めたら徐々に他部署や業務へ広げていくという進め方です。

 

「お世話になっています」と「お世話になります」は、ビジネスシーンや日常的な挨拶として使ったり、耳にしたりしますが、どちらを使っていますか。語尾が違って似ているような言葉ですが、実はそれぞれ意味が違います。正しい意味と使い分けについてご紹介させていただきます。

■お世話になっています

日頃お世話になっている、取引先・お客様に対して使う言葉です。
すでに、相手と関係性がある場合は「なっています」という、進行形の語尾となります。
そのため、まだ面識や関係性がない相手には「お世話になっています」とは使いません。間違って使ってしまうと、相手に違和感を持たれてしまう可能性がありますので注意が必要です。

さらに丁寧な言い方をする場合は、以下のような言い方もあります。人によっては距離感を感じたり、かしこまり過ぎて嫌と感じる方もいらっしゃるので、状況に応じて、使う回数や使い分けを行うとよいと思います。

● お世話になっております

● いつも、お世話になっております

● 平素より大変お世話になっております。

 

■お世話になります

現在まで関係性がなく、今後これから相手との関係が確実に続く場合に、初めてお世話になる相手に対して使う言葉です。「お世話になっています」と似ている言葉ですが、意味がまったく違い、使う頻度もかなり少ない言葉です。
面識がない相手へのメール・電話や初対面の際、関係がこれから続くか不明で「お世話になります」と使ってしまうと相手に失礼になります。言葉の意味をきちんと理解されている相手の場合、取引するか決まっていないのにどういうつもり?など、よろしくない印象を与えてしまう可能性がありますので、注意が必要です。
また、会社どうしで取引が継続している状況で、担当者の変更時での初めてのご挨拶で「お世話になります」と使うこともあります。

まれに「お世話になっています」の言葉と同じ意味と勘違いをしている人にとっては「お世話になります」と正しく使えたとしても、まだお世話していないと密かに感じる方がいらっしゃるかもしれませんので「これから お世話になります」や「これからお世話になります、どうぞよろしくお願いします」などと挨拶や気持ちの言葉をプラスしてお伝えできると良いと思います。

形式的な決まり文句として、なんとなく使うのではなく、言葉の意味や使い分けを理解したうえで使うようにすることで、今まで以上に感謝の気持ちを挨拶に込めて出来るようになると思います。

 

DX(デジタルトランスフォーメーション)が注目されている背景には、経済産業省が企業に対してDXの導入および推進を積極的に促進し始めたことなどがあります。なぜDXが必要とされているのか、DXのメリット・デメリットについて解説いたします。

DXが必要な理由

スイスのビジネススクール国際経営開発研究所(IMD)が策定・公表している、デジタル競争力に関する国際指標である「世界デジタル競争力ランキング(調査対象国64か国)」によると、2014年の日本はデジタル競争力は20位でしたが、6年後の2020年のランキングでは27位に低下しました。欧米のみならずアジア勢にも大きく差をつけられ遅れをとっています。

1位 アメリカ

2位 シンガポール

5位 香港

8位 韓国

11位 台湾

16位 中国

26位 マレーシア

27位 日本

 

さらに、2021年は28位と過去最低順位を更新し、順位は低下傾向です。日本はDX後進国・DX発展途上国といわれており、DX先進国と比べて周回遅れともいわれています。経済産業省が2018年にまとめた「DXレポート」では、日本企業のDXが進まない状態が続くと、企業の競争力が急速に低下し、2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性があると指摘されています。

この問題は「2025年の崖」とレポート内で表現されており、日本の未来に巨額の経済損失が発生すると強く警鐘を鳴らしています。しかし、DXが推進され「2025年の崖」を回避することができれば、2030年に実質GDP130兆円超アップが期待できると、DXレポートでは述べられています。

デジタル技術が急速に発展し、世界各国はDX推進をどんどん進めています。このような時代の激しい変化に対応し生き抜いていくためには、世界各国と同じようにDXへの取り組みが急務となります。「2025年の崖」を回避するためにも、DXへの取り組みを本格的に検討する必要があります。

 

DX推進の足かせとなるレガシーシステム

DX推進を進めるにあたり「レガシーシステムからの脱却」が重要な課題となります。レガシーシステムとは、既存の古いシステムのことをいいます。レガシー(Legacy)は「遺産」を意味する言葉で「世代から世代へ受け継ぐものごと」とされていますが、情報システムにおけるレガシーは、古く時代遅れな「負の遺産」という意味合いで使われています。このレガシーシステムは、技術の老朽化/システムの肥大化・複雑化/ブラックボックス化などの問題を抱えており、DX推進の大きな足かせになっています。

DX推進を実現させるためにレガシーシステムを刷新し、新たな基盤として先端のデジタル技術やデータとの連携を図っていく取り組みが重要です。

 

DXのメリット・デメリット

DX推進に取り組むうえで、メリットとデメリットをしっかり理解しておく必要があります。代表的なメリット・デメリットをご紹介いたします。

 

メリット1:生産性の向上

従来の業務の見直し社内のワークフローを整理し、作業を最適化・自動化することによって、より優先度や重要度の高いタスクに集中することが可能となり、業務の効率化・生産性の向上が期待できます。

メリット2:変化に合わせた柔軟な対応が可能

ITツールを活用することでテレワークが可能になり、災害など不測の事態でも事業を続けることが可能になり、変化に柔軟に対応できます。DX推進への取り組みは、BCP(事業継続計画※)対策としても注目されています。

※事業継続計画:事業継続計画とは、災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画。

 

デメリット 1:時間とコストがかかる

期待したような成果を出せるようになるまでには、時間とコストがかかります。平均して3~5年はかかるとされています。必要なシステム導入には初期費用やランニングコストが発生するため、長期的な資金の確保が必要です。

デメリット 2:既存システムからの移行が困難

思い切ったシステム改革を実行する場合、慣れ親しんだ業務プロセスの変更に、作業を行う部署のメンバーが難色を示したり、反対・反発される可能性があります。社内全体の協力が必要になるため、DX実現後の効果を丁寧に説明し理解を得ることが重要になります。

DX推進について正しい理解が求められます。必要性やメリット・デメリットについて多角的に比較し導入の方法やタイミングについて見極めることが必要です。DXに関するお悩みは、ぜひ福島リコピーへお気軽にお問い合わせください。

近年「DX」という言葉を新聞やニュースなどで見聞きするようになり、多くの企業がDXに取り組む流れになっています。これからは「DX推進」や「DX化」という言葉が、当然のように使われるようになってきます。いまさら聞けないDXの基本知識を解説いたします。

DXとは?DXのはじまり

DXは「ディーエックス」と読み、Digital Transformation (デジタル トランスフォーメーション) の略称です。デジタル トランスフォーメーションは、2004年にスウェーデンのウメオ大学に勤務する、エリック・ストルターマン教授らが発表した論文の中で「IT技術が浸透することで、人々の生活のあらゆる面を、より良い方向に変化させる」と提唱したことが、はじまりと言われています。「デジタル トランスフォーメーション (Digital Transformation) 」を訳すると「デジタルによる変容」となります。デジタル技術を用いて社会が変容し、人々の生活を豊かにしていく、というものです。

DXの略称の意味

Digital Transformation (デジタル トランスフォーメーション)の略称が、DTではなくDXとなるのはなぜ?と、思われる方もいらっしゃるかもしれません。英語圏ではTransformation の接頭辞「trans-」を「X」と表記する慣習があるためです。「X」と表記される理由はラテン語の trans が由来です。Transには「○○を超える / ○○を横切る」という意味があり、同義語の cross ( 交差する ) を、視覚的に略して表すアルファベットとして「X」が使われるようになりました。そのため、Digital Transformationが「Digital X-formation」となり、略称がDTではなくDXとなりました。

 

DXの定義

DXは定義・解釈が多義的ですが大きく分けて2つあります。社会全体に関わるような「広義のDX」と、ビジネスシーンにおいて語られる「狭義のDX」です。

2004年にエリック・ストルターマン教授らがはじめて提唱したDXは、社会全体の変化を捉えている概念で広義の意味になります。ビジネスシーンにおいて語られる狭義のDXは、スイスのビジネススクールIMDの教授マイケル・ウェイド氏らの2019年の著書「DX実行戦略」にて「デジタル技術とデジタル・ビジネスモデルを用いて組織を変化させ、業績を改善すること」と紹介されました。また、経済産業省では「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン(DX推進ガイドライン)」において、以下のようにDXを定義しています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」
参照:デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドラインVer. 1.0(2018,経済産業省)

一般的に新聞やニュースなどで見聞きするDXとは、狭義のDXや経済産業省『DX推進ガイドライン』における定義と解釈されており、データやデジタル技術を活用することでさまざまな環境変化に対応し、ビジネスや組織体制に変革をもたらし、競争優位性の確立を目指す取り組みです。

 

IT化と混同・誤解されやすいDX

ITとは Information Technology(インフォメーションテクノロジー)の略語で、直訳すると「情報技術」です。

既存の業務プロセスを維持したまま、業務効率化・コスト削減を「目的」として、インターネットなどのネットワークを活用することをIT化といいます。アナログだった作業をデジタル化し、既存のものをより良くすることを目的としています。DX化はデジタル化を「手段」として最大限活用し、業務プロセスや製品・サービス、事業・経営を変革することで、今までにない価値を社会に提供し、企業の競争力をあげることです。IT化は局所的な改善であるのに対して、DX化は大局的な変革と言えます。

DXという社会的な大変革の中、さまざまな企業でDXへの取り組みは進められています。しかし、具体的にどうしたらいいのか、なにから始めて良いのか、任せられる社員がいない、などの悩みを抱えている企業も少なくありません。DX化・DX推進に関して、福島リコピーがお力になれることがたくさんあります。ご不明な点やお困りごとがございましたら、お気軽にお問い合わせください。