ビジネスシーンにおいて確認依頼メールを受け取ることはよくあります。返信を求める言葉がなくとも、基本的に確認依頼メールに返信をするのがマナーです。確認をして「OK！」と自己完結をして返信をしないと、送信者に心理的な負担をかけてしまうことがあります。メールが届いているか、不備がないかどうか、返事を待っていて業務が進められないということがないよう、確認メールは速やかに返信するのがマナーです。確認メールへ返信する際のポイントと、気を付けたい注意点について解説します。

 

確認メールへ返信する際のポイント

確認メールを受信したら、以下の3つのポイントに気を付けて返信しましょう。

 

1：　速やかに確認し返信する

メール受信から24時間以内に返信するのが、ビジネスメール全般に関する一般的なマナーです。

できるだけ早く返信することが大切ですが、すぐに確認できないときや返信の締め切りが数日後ということもあります。その場合は放置せずに、まず受け取った旨を先に返信しましょう。「〇〇日までにご回答いたします」などと、返信日の目安も一緒に伝えると相手に安心感を与えられます。社内で複数人に確認する事項があり、24時間以内に返信ができない場合も放置せずに、まず受け取った旨を先に返信し、いつまでに確認の返信ができるのかを一緒に伝えましょう。

また、返信する時間帯には配慮しましょう。相手の営業日で就業時間内に返信しましょう。緊急性にもよりますが、深夜・早朝など時間帯によっては非常識と捉えられたりしますので、相手のプライベートな時間に返信することは好ましくありません。メールは自分の都合のよいタイミングで送信できるのが長所ですが、相手の時間や曜日を気遣うのもマナーです。

 

2：　相手への感謝の気持ちを伝える

確認メールへ返信する際、用件のみで端的になりがちですが、相手を思いやる言葉や、相手へのお礼・感謝の気持ちを伝えることをおすすめします。事務的なメールにこそ、相手がしてくれたことに対して感謝の言葉を添え、丁寧に返信するように心がけましょう。

「お忙しいところ恐れ入ります / お忙しい中、ご対応いただき誠にありがとうございます / お忙しい中、資料を準備いただきありがとうございます / ご多用のところ、ご足労いただき感謝申し上げます / ご案内いただき、大変助かりました。ありがとうございます」など、きちんと言葉で伝えることで、人間関係を豊かにし信頼関係を強化することができます。

 

3：　件名は変えずに返信する

返信するときに件名を変更してしまうと、どのメールに対する返信なのか分からなくなってしまいます。メールを見落とす可能性や混乱を招く可能性もありますので、基本的に件名は変更せず、自動的に追加される「Re:」や「返信画面に引用される本文」の引用文は、変更しないようにしましょう。件名は変更しないことで、どの用件についての返信なのかがひと目でわかりやすくなります。

メールのやり取りは「一往復半」で終了することが理想とされていますが、複数回往復し「Re:」が「Re:Re:Re:Re:Re:～」と多くなっていくと、あとに表示される件名が確認しづらくなります。「Re:Re:Re:」と3回程度連続したら、1つ残しほかは削除して、新しく件名を書き直すほうがわかりやすくなります。やり取りの中で内容が変わり件名と内容が異なる際は、「Re:」を削除して内容に合った新しい件名に変更しましょう。

 

確認メールの返信の例文

確認メールの具体的な返信例を紹介します。

 

● 「ご確認ください」への返信

「メールを確認しました」ということを伝える例文です。短い文で簡潔に返信することが大切です。

 

 

● 「ご一読ください」への返信

資料に目を通すだけではなく、資料を読みましたということを伝える例文です。感謝の言葉を忘れずに添え、内容を把握したということを伝えるメールを返信しましょう。

 

こんなとき どうする？ケース別の注意点

確認メールに返信する際の、ケース別の注意点について解説します。

 

1：　CCで確認依頼メールをもらった場合

TOで受信した人が返信するため、CCで送られてきた場合は基本的に返信の必要はありません。ただし、関連する事項について何か対応が必要なときは、TOで受信した人へ伝えるなど適切な対応を心掛けましょう。

 

2：　確認した内容に不備や質問がある場合

不明点や修正点がある場合は、相手に必ず確認しましょう。例えば「お忙しいところ恐縮ですが、以下の点について再確認させてください。」と伝えてから、相手が理解しやすいように箇条書きで具体的な質問や指摘事項を示すことで、相手が回答しやすくなります。相手との関係性にもよりますが「？（はてなマーク）」の使用は賛否が分かれ、ビジネスメールにおいてはマナー違反とされることもあります。「？（はてなマーク）」は使用しない表現にした方がよいでしょう。

 

3：　メールに「返信不要」とある場合

返信不要は、返信してはいけないというわけではないので、「メールを拝見しました。ありがとうございます」や「メール内容を確認いたしました。ありがとうございます。」など一言でも返信しましょう。返信不要と記載されていても、確認したということを返信するだけで、メールが確実に届き、内容が確認されたことを知らせることができ、相手は既読したことについて安心することもできます。

 

確認メールへ返信する際のポイントと、気を付けたい注意点について解説しました。返信の仕方によって、相手に与える印象が変わることもあります。返信するタイミングや相手への気遣いを考慮することは、とても大切です。感謝の気持ちを忘れずに対応することで、円滑なコミュニケーションが可能となります。細かな部分にも気を配り、より良い信頼関係を築いていきましょう。

 

「印刷したい」「印刷しないとならない」そんな時に印刷ができないこともあります。印刷されないというトラブルにどう対応するかをご紹介します。大きく分けて、印刷の命令（指示）をしているパソコンか印刷するプリンターかパソコンとプリンターを接続する環境の3つになります。

 

●トラブル事例 011： 印刷完了しているようだけど、印刷されない

〈 原因 〉 ノートパソコンで自宅で使って月曜日に会社で使う場合によくあることですが、印刷時に会社のプリンターを選んでいない。家で印刷した設定のままになっていて印刷ができない場合があります。

〈 対応方法 〉 印刷時にプリンターが利用したいプリンターを選択しているか確認し、違った場合はプリンターの選択を変更する。

 

●トラブル事例 012： 印刷時、プリンターを認識しない

〈 原因 〉 プリンターの電源が入っていないので、プリンターが認識されない

〈 対応方法 〉 プリンターの電源を入れて再度プリンター選択を行う。プリンターによっては、主電源スイッチと電源スイッチの２種類のスイッチがある機種の場合、両方ＯＮになっていることを確認する。


〈 原因 〉 プリンターとの接続ができていない。LAＮケーブが抜けている。

〈 対応方法 〉 LANケーブルを正しく接続する。

 

●トラブル事例 013： プリンターとの接続が確立できていない。

〈 原因 〉 パソコンにインストールしていたプリンタードライバーの不具合

〈 対応方法 〉 プリンタードライバーの再インストール

 

●トラブル事例 014： プリンターの問題

〈 原因 〉 プリンターの故障

〈 対応方法 〉 福島リコピーへ連絡又は、ITヘルプディスクサービスへ連絡
「ITヘルプデスクサービス」なら、早急な解決を行うことができます。
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また、福島リコピーへご連絡いただいても対応いたします。


ちょっとしたトラブルでもお気軽に、福島リコピーへご相談ください。

 

毎年度、いろいろな助成金が出ています。助成金として受給した資金の返済はありません。助成金の要件に該当している場合は助成を受け取る権利があります。今回は、業務改善助成金についてご説明します。

 

業務改善助成金とは

業務改善助成金は、事業場内で最も低い賃金（事業場内最低賃金）を30円以上引き上げ、生産性向上に資する設備投資等を行った場合に、その設備投資等にかかった費用の一部を助成する制度です。簡単に説明しますと、仕事を効率よく進めるために必要な機器等やシステムを導入し、またそのためのコンサルティングや教育研修を受けたりする働く人の給与を上げることに取り組む事業主に助成されるお金です。

助成対象は、
• 中小企業・小規模事業者であること
• 事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が50円以内であること
• 解雇、賃金引き下げなどの不交付事由がないこと

 

いくら助成金が出るの

事業者規模と賃金を引き上げる労働者数と最低賃金からの引き上げ額によって助成上限が変わります。

 

支給の要件は？

1：事業場内最低賃金が適用される労働者(雇入れ後6月を経過していること)の賃金を引き上げる計画を作成し、申請後に賃金引上げを行うこと。

2：生産性向上のための設備・器具の導入などを行うこと。
※ 単なる経費削減のための経費、職場環境を改善するための経費、パソコン、営業車輌など、社会通念上当然に必要となる経費は対象外となります。
※ 引き上げ後の賃金額が、事業場内最低賃金になることが必要です。

3：事業場内最低賃金が改定後の地域別最低賃金額を下回る場合は、①の賃金引上げは、その発効日の前日までに行うこと。
賃金引上げを地域別最低賃金の発効日以後に行う場合は、改定後の地域別最低賃金額を上回る事業場内最低賃金を基礎として、前頁の表及び上の表に定められた額以上の引上げを行うこと。

 

助成金の対象用途は？

生産性向上に資する設備投資等が助成の対象となります。

【 機器・設備の導入 】
• POS レジシステム導入による在庫管理の短縮
• リフト付き特殊車両の導入による送迎時間の短縮

【 経営コンサルティング 】
• 専門家による業務フロー見直しによる顧客回転率の向上
• 人材育成・教育訓練による業務の効率化

【 その他 】
• 顧客・在庫・帳票管理システムの導入による業務の効率化
など

 

福島リコピーが提案できるITツール

在庫管理の短縮化を「東芝テック製 POSレジ」
https://www.toshibatec.co.jp/products/pos/#prod01

顧客管理から社内のコミュニケーションツールとして使用できる「RICOH kintone plus」
https://www.ricoh.co.jp/service/ricoh-kintone-plus

在庫管理、帳票管理を総合的に行うことができるツール「楽一 CASIO」
https://rakuichi.casio.jp/


福島リコピーでは、お客様の「やりたいこと」をしっかり受け取り、業務に最適なITツールをご提案します。

 

毎度格別の御引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。さて、弊社では夏季休業を下記の通り実施いたします。

つきましては、お早めにご注文、ご用命を受け賜わりたくお願い申し上げます。

休業期間のご案内

2024 年 8 月 10 日(土)より 8 月 15 日(木)まで夏季休業とさせていただきます。

※2024 年　8 月　16 日（金）より通常営業しております。

故障・修理のお問い合わせについて

リコー製品の故障・修理について

リコー製品の故障・修理につきましては、夏季休業期間中は下記のとおり受付しております。
8月13日(火)～8月16日(金) 9:00～17:30受付

リコーテクニカルコールセンター
0120-892-111

故障・修理のお申し込み・ご相談

• ※17:00以降の受付は、原則翌営業日の修理となります。
• ※道路混雑等により、修理対応までにお時間のかかる場合がございます。
• ※修理受付ダイヤルは、お問い合わせの集中により、電話がつながりにくい事象が発生する場合がございます。その場合は誠にお手数ですが、しばらくお待ちいただいてからおかけ直しいただきますようお願い申し上げます。

デジタルカメラ、フィルムカメラについて

デジタルカメラ、フィルムカメラの修理につきましては、下記をご参照ください。

お客様窓口　夏季休業のお知らせ（リコーイメージング株式会社）

消耗品のご注文について

消耗品のご注文につきましては、お電話、FAXによる受付のほか、インターネットオンラインショッピング「NetRICOH」では休業期間中も承っております。ぜひご利用ください。

消耗品のご購入

お電話またはFAXでのご注文

お電話またはFAXでのご注文は、夏季休業期間中は下記のとおり受付しております。
8月13日(火)～8月16日(金) 9:00～17:00

地域により、電話番号・FAX番号が異なります。

地区		電話番号	FAX番号
東北地区		0120-490-666	FAX:0120-726-333

• ※FAXでのご注文は、受付時間内にて対応させていただきます。
• ※道路混雑等により、配送にお時間のかかる場合がございます。

製品・操作のお問い合わせについて

リコー製品の操作･仕様、原因のわからないトラブルなどのお問い合わせにつきましては、下記をご参照ください。

製品・操作に関するお問い合わせ

有償サポートをご契約のお客様

サポートメニューにより休業期間が異なりますので、下記にてご確認ください。

有償サポート 夏季休業についてのお知らせ

トナーカートリッジの回収について

夏季休業期間中のリコー製トナーカートリッジの回収につきましては、FAXのみ受付しております。
17:00以降に受け付けたFAXは、翌営業日受付の扱いとなります。

リコートナーカートリッジ 回収受付センター
FAX:0120-05-3952

トナーカートリッジ回収の受付方法、詳細については下記にてご確認ください。

使用済みカートリッジの回収（トナーカートリッジ）

FAX受付時間	回収日
8月8日(木) 17:00まで	8月9日(金) に回収
8月8日(木) 17:00～8月9日(金) 17:00まで	8月19日(月) に回収
8月9日(金) 17:00以降	8月20日(火) 以降に回収

• ※回収日につきましては一部地域を除きます。

メールで仕事の依頼やお願いごとをすることがありますが、依頼・お願いごとは相手の時間をいただくことにもなるため、こちらの要望を簡潔に伝えつつ、失礼のないようにようにしなければいけません。多くのメールをやり取りをされている相手へ依頼・お願いメールを送る場合は、相手の状況も配慮する必要があります。今回は基本的な依頼・お願いメールの書き方やポイント、使えるフレーズについてご紹介いたします。

 

依頼・お願いメールのポイント

依頼・お願いメールを送るときに、おさえておきたいポイントについてご紹介します。

1：　用件がわかるメール件名にする
2：　内容を明確に伝える
3：　回答の期限を伝える
4：　相手の状況を配慮し感謝の気持ちを忘れない
5：　メール依頼に適さないケースがある

 

1：　用件がわかるメール件名にする

メールは開封する前に、メールの内容がひと目で伝わる件名にすることが重要です。とくに、1日に大量のメールをやりとりを行う方へ送るときは、確実に見てもらうために、わかりやすい件名にすることが大切です。読み飛ばしの防止のために、件名の冒頭に【お願い】や【○○依頼】や、【重要】など重要性を付けるとわかりやすくなります。

 

2：　内容を明確に伝える

長々と遠回しな表現はせずに、依頼する理由と内容を、明確に記載しなければなりません。必要な情報が抜けてしまうと確認のやり取りが発生してしまい、時間も手間も多くかかってしまいます。相手に余計な手間をかけさせないように、すぐに理解できるわかりやすい内容にしましょう。

 

3：　回答の期限を伝える

いつまでに回答がほしいかという期限も伝える必要があります。お願いする内容や相手の状況を配慮して「お忙しい所、急なご依頼となり恐れ入りますが、〇月〇日〇曜日の〇時まで・・・」と、できる限り具体的に伝えるようにしましょう。相手を気遣って「お時間のあるときに」 「お手すきの際」「可能な範囲で」などと書いてしまうと、重要度が低い印象を与えてしまい、後回しにされてしまう可能性があります。

 

4：　相手の状況を配慮し 感謝の気持ちを忘れない

相手の状況を気遣う言葉や、感謝を伝えることも、忘れずに丁寧に書きましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが、お願いいたします」、「いつも ご対応いただき感謝しております」など、相手に対する思いやりの気持ちを言葉にすることは、とても大切です。

 

5：　メールでの依頼が適さないケースがある

すぐに回答が欲しい緊急性の高い依頼や、細かな説明が必要な場合など、メールのみの依頼が適さないケースもあります。事前に電話で確認を取り、そのあとにメールにて依頼内容をまとめたメールを送るようにしましょう。

 

よく使われる表現・フレーズ

依頼・お願いメールでよく使われている表現をいくつかご紹介いたします。
言い回しやフレーズを覚えておくと、メールはもちろん日常の会話にも役立ちます。

□ お手数をおかけいたしますが、○○○○○○○。
□ お手数おかけし 恐縮ですが、○○○○○○○。
□ お手数をおかけしてしまい 恐縮ですが、○○○○○○○。

□ お忙しいところ 申し訳ございませんが、○○○○○○○。
□ お忙しいところ 大変 恐縮ですが、○○○○○○○。
□ ご多忙の中、恐縮ですが、○○○○○○○。
□ ご多用中の中、恐れ入りますが、○○○○○○○。

□ 急なお願いで申し訳ございません、○○○○○○○。
□ 急なお願いで恐縮ではございますが、○○○○○○○。
□ 誠に急なご依頼とはなりますが、○○○○○○○。
□ 誠に勝手なお願いではありますが、○○○○○○○。

□ ご連絡いただけますと幸いです。
□ ご連絡いただきますよう お願い申し上げます。
□ お忙しい所恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いでございます。

□ お手数ですが、ご返事いただければ幸いです。
□ ご多忙の中、恐縮ですがご返答いただけますと幸いです。

□ ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。
□ お手数おかけしますが、ご協力のほどお願いいたします。
□ お手数をおかけいたしますが、ご協力いただきますようお願い申し上げます。

□ ご検討くださいますよう お願い申し上げます。
□ ご検討いただきますよう 何卒よろしくお願いいたします。
□ 分かり次第 ご教示いただけますと幸いに存じます。
□ 早急にご対応いただきますようお願い申し上げます。

□ 引き続きよろしくお願いいたします。
□ 引き続き 何卒 よろしくお願いいたします。

 

 

相手との関係性にもよりますが「お願いします」や「ご確認ください」などの、断定的な表現は極力避けましょう。依頼・お願いメールですので、上から目線だと誤解されないよう失礼のないメールにすることが大切です。上記の「締めのフレーズ」を活用いただき、相手の状況を思いやる気持ちが伝わるような表現を心がけましょう。

また、依頼・お願いがしづらい状況では「ご相談させてください」や「〇〇様のご意見をお聞かせいただければ幸いです」、「〇〇様のお知恵を拝借できれば幸甚です」というフレーズが使われています。

 

基本的な書き方と例文

メールの基本的な書き方に構成（型）があります。構成要素は、1.件名 / 2.宛名 / 3.挨拶・名乗り / 4.お礼 / 5.依頼の主旨(意思表示) / 6.依頼の詳細 / 7.フォロー / 8.結び / 9.署名の9つです。依頼・お願いメールは「依頼の主旨(意思表示)」、「依頼の詳細(理由) 」、「結び」が重要です。

依頼やお願いをする際のビジネスメールの例文を紹介します。

 

● アポイントの依頼メール　例文

打ち合わせのアポイントを取りたい場合の依頼メール例文です。
事前に候補をいくつか出すことで、スムーズにやり取りを進めることができます。

 

 

● 上司への確認依頼メール　例文

上司に確認をしてほしい場合に送る、依頼メールの例文です。

 

依頼・お願いメールの基本的な依頼・お願いメールの書き方やポイント、使えるフレーズについてご紹介しました。
相手に何かしらの行動を取ってもらうときに送る依頼・お願いメールは、文字のみのやりとりだからこそ、相手の状況に配慮し、礼儀正しく誤解のない言葉遣いを意識し、感謝の気持ちも伝えることが大切です。お互いに気持ちよく、スムーズに仕事をおこなっていくためにも、わかりやすく丁寧なメールを心がけましょう。

 

Wi-Fi機器に接続しているLANケーブルや有線（LAN接続）と、Wi-Fi機器を同時に使っている場合、よくある事例を紹介します。無線で接続している場合は、壁やドアが障害物になってしまい無線接続に負荷を与えます。また、有線で接続するLANケーブルも必要以上の長さや規格が低い場合は、接続に負荷をかけてしまいせっかくの最新Wi-Fi機器が十分な働きができない場合もあります。

 

LANケーブルとは

インターネットに有線で接続するケーブルです。ノートパソコンでもLANケーブルが直接接続できるものと、完全にWi-Fi環境で利用するものがあります。LANケーブルの最大のメリットは、無線LANに比べて安全性に優れていることやWi-Fi設定などの複雑な設定がないことです。また、LAＮケーブルでインターネット接続していて、良くないサイトへ間違ってアクセスしたときにはLANケーブルを抜くことで、接続を一瞬にして外すことができる利点もあります。余計なお話ですが、LANケーブルの爪を切ってしまいすぐに接続を解除できるようにしている方もいるようです。

 

LANケーブルのカテゴリとは

LANケーブルを個人的に購入しようとするときに「ケーブルの形状」「ケーブルの長さ」「値段」「ケーブルの色」を見ていて、重要な「カテゴリ」の優先度が低い場合があります。カテゴリが低いと値段も安いですが、最大の通信速度と伝送帯域が小さくなります。簡単にいえば、道幅がせまくなり制限速度が低い道を利用することになります。

 

カテゴリだけではないケーブル形状

LANケーブルには、中に8本の細い線が入っていてそれをひとつにまとめています。その8本の線とひとつにまとめるときにシールドという加工したものと何もしていないものとシールドが二重になっているものがあります。シールド処理は、外部ノイズを遮断するための処理です。

 

カテゴリが違うLANケーブルの同時利用は大丈夫？

問題なく利用できます。しかしカテゴリ7とカテゴリ6を使っていた場合はカテゴリ7はカテゴリ6の通信速度になってしまいます。また、利用するハブの仕様とケーブルの仕様が異なる場合、低い方に合わせてしまいますのでLAN環境の見直しはとても重要です。

 

以前、インターネットの接続が遅いお客さまであった話ですが、屋内配線の途中で分岐するために使っているハブが10年以上も前のものを利用していたため、そのハブを経由することでスピードを落としてしまうような事もありました。電源タップのような気持ちで、LANケーブルの分配として利用していたのですが、その機器のために接続スピードを落とす原因になっていました。福島リコピーでは、お客様のご要望や環境に合わせた通信環境設定（メーカーの指定や構築時の希望等）を提案できます。お気軽にご相談ください。

 

Wi-Fiは、仕事をはじめご自宅でも利用するのは当たり前の時代で、インターネット接続には欠かせない存在となりました。 「Wi-Fi6E」という最新の Wi-Fi規格があるというのも知らない方も多いと思います。

 

そもそもWi-Fiって何？

Wi-Fiと書いて「ワイファイ」と読みます。インターネット接続をするためにLANケーブルを使わなく、無線で接続する方法です。

 

Wi-Fi6Eって何？

2018年末にリリース開始されていたWi-Fi6を拡張して機能面＋通信周波数が増えたものがWi-Fi6Eです。
具体的にはWi-Fi6 は、2.4GHz・5GHzの2つの周波数に対応していましたが、Wi-Fi6Eは2.4GHz・5GHz・6GHzの3つの周波数に対応しています。
通信の周波数が大きいことは、道路の幅が広くスピードが出せる道を利用できるのと同じです。
利用できる道（チャンネル）が多いことで、スムーズなインターネットアクセスができます。
Wi-Fi6との一番の違いは、機能面では、高速規格を利用でき、周波数の6GHz帯を利用できることです。

スマートフォンやパソコン・周辺機器と無線接続可能な機器が確実に増えている現在では、既存のWi-Fi環境では最高のパフォーマンスが引き出せない場合や最新のWi-Fi機器を利用していても、そのWi-Fi機器の周辺環境が良くない場合もあります。その内容については、次のブログで説明します。

また、無線の不具合や、自社に最適な無線環境のご相談はお気軽に福島リコピーへご相談ください。

 

ビジネスメールなどで「表題の件」という表現を目にすることがあります。簡潔に伝えようと使ったとしても、使い方によっては相手に失礼にあたったり、相手が不快に感じてしまうこともあります。「表題」の意味や使い方、注意ポイント、言い換え表現や返事の仕方について解説します。

 

「表題の件」とは

表題（ひょうだい）には、以下の意味があります。

表題の意味
1.　書物の表紙などに記載されている題名
2.　演劇・芸術・講演などの題名
goo辞書

ビジネスメールで「表題の件」と使われている場合は、メールの件名に書かれた内容を指しています。
メールの本文に件名の内容を重複して記載せずに済むために使われています。

表題を「標題」と表記されることもありますが、ビジネスメールでは「表題」を使うことが多いので、文字の変換は注意しましょう。

 

「表題の件」使い方の注意ポイント

「表題の件」を使うときの注意点を確認していきましょう。

1：　わかりやすい件名にする
2：　件名と本文の内容を一致させる
3：　目上の人には使用を控える
4：　「表題の件」を好まない人もいる

 

– 注意ポイント 1：　わかりやすい件名にする

メールの本文で「表題の件」と書くときは、相手がすぐに内容が理解できるように、表題となる「メールの件名」は明確にしましょう。わかりにくいメールの件名は、相手が確認しないとわからないということになる可能性があり、手間や負担をかけてしまう恐れがあります。スムーズなコミュニケーションをとるためにも、わかりやすいメールの件名にすることが大切です。

 

– 注意ポイント 2：　件名と本文の内容を一致させる

「表題の件」と書くときは、メールの件名と本文を一致させましょう。一致していないと相手は混乱してしまい、話が進まなくなってしまう恐れがありますので注意しましょう。もし件名の内容が違う話も加える場合は、ひと言「別件ではございますが」と添えることで相手を混乱させずに済みます。

 

– 注意ポイント 3：　目上の人には使用を控える

「表題の件」と略すことが失礼にあたると受け取られてしまう場合があります。「表題の件」は便利で使いやすい言葉ですが、目上の人に使用するのは注意しましょう。本文でもわかりやすい説明で丁寧にやりとりすることを心がければ、スムーズに話を進められて、より良い印象を持ってくれるでしょう。

 

– 注意ポイント 4：　「表題の件」を好まない人もいる

「表題の件」と書かれたメールを受け取ったとき、件名を確認いなければならず、手間がかかるため不親切だと感じる人も中にはいます。「表題の件」は、本文に件名の内容を重複して記載せずに済むため、効率的で便利で使いやすいですが、好ましくないと考える人もいるので、相手に余計な負担をかけていないか、使うときは注意しましょう。

 

「表題の件」の言い換え表現

「表題の件」の言い換え表現をご紹介します。

● 掲題の件（ けいだいのけん ）
掲題は「題目として掲げられた案件」という意味があり「表題」と同様に文書のタイトルやメールの件名として使うことができます。ただし、「掲題」はあまり一般的ではない言葉ではないため、使用される機会は多くありません。

● 首題の件（ しゅだいのけん ）／ ● 首記の件（ しゅきのけん ）
首題は「文章のはじめに書かれた題目」という意味があり、首記は「文書の冒頭に記載されたこと」という意味であることから、「表題の件」を言い換える表現として使えます。「首記の件」と書かれているより、「首題の件」と書かれているほうが、メールの件名としては連想しやすいかもしれません。

 

「表題の件」について、意味や使い方、注意ポイント、言い換え表現を解説しました。ビジネスシーンにおいて日常的に使われている言葉で、使いやすい言葉ではありますが注意が必要です。簡潔なメールにすることで、かえってわかりにくいメールとなってしまい、相手に確認の手間をかけさせてしまうこともあります。「表題の件」を使う際は、受け取った側が理解できる内容にするように心掛けましょう。

 

Excel を利用して、いろいろな資料を作成していると思います。「Excel ファイルが開かない、編集できない」というご相談の連絡をいただくことも結構あります。いまさら聞けない、Excelファイル開かない、編集できないというトラブルについて対応方法を説明します。

 

 

●トラブル事例 008
Excelを使って資料作成時、違うExcelファイルをクリックしてもファイルが開かない

〈 原因 〉

現在利用中のExcelファイルが「入力モード」や「編集モード」になっているため、新しいExcelファイルへの「開く」命令が（クリック）を受け付けない状態（待機）です。

 

〈 対応方法 〉

現在利用中のExcelファイルの画面にして「Enterキーを押す」か、何かしらにダイアログボックスが開いていたら閉じてください。Excelファイルが「待機状態」から「Enterキーを押す」ことで「入力モード」が解除されて待機でなくなることで新しファイルが開きます。

 

●トラブル事例 009
インターネットからダウンロードしたExcelデータが見ることができるが編集できない

〈 原因 〉

インターネット（クラウド）からダウンロードしたExcelファイルは「保護ビュー」と表示されることが多いです。理由は、ファイルへ悪意のあるウィルスがある場合も多いことから、簡単に利用できないようにしているためです。

 

〈 対応方法 〉

問題ないファイルを編集して利用する場合は、編集できないExcelファイルの上部に「保護ビュー」について説明と「編集を有効にする」ボタンが表示されていますので「編集を有効にする」ボタンをクリックすることで利用が可能になります。

 

●トラブル事例 010
メールで添付したExcelファイルをクリックしてもファイルが開かないと受信者から連絡

〈 原因 〉

たまにありますが、送信元の方のExcelのバージョンが2007年以降で、受信者のエクセルがそれ以前の場合、同じExcelでも拡張子が違い、読めない場合があります。

 

〈 対応方法 〉

送信側の方が別名で保存し、その時にファイル形式を「.xls」97-2003を選び保存し、そのファイル形式が違うデータを送れば解決する場合があります。また、開かないExcelファイルの拡張子を変えることができる場合は、拡張子を変更する方法もあります。

 

ちょっとしたトラブルでもお気軽に、福島リコピーへご相談ください。

 

クラウド型メールというと、それなに？というお話が出てきます。Gmailなどがクラウド型メールとして利用されている方が多いと思いますが、「Microsoft Exchange Online」の利用も増えてきていますのでご紹介します。

 

クラウド型メールと通常のメーラーの違い

通常のメーラーはOutlookの利用が多いと思いますが、基本的に1台のパソコンにメールアカウントを設定し、パソコンで送受信を行っています。送信したメールや受信したメールが、利用しているパソコンの中に保存されます。クラウド型メールでは、パソコンからクラウドにあるメールへアクセスして送受信を行います。送受信したメールがパソコンに保存されているか、クラウド上に保存されてるかが大きく違うことになります。

 

クラウド型メールの利点

クラウド上に送受信メールがありますので、パソコンを買い替えした時に、メールを移行する作業がなくなります。クラウド型メールへアクセスでメールが利用できることで、メールデータの移行作業をしなくても利用ができます。過去に、Windowsパソコンに標準で搭載されていたメーラーが、サポート終了で新しいメーラーへ移行するときにメーラーのデータの文字コードが違って簡単に移行できなかったこともありました。そのようなことは今はありませんが、移行作業を行わなくても済むことは大きな利点です。

クラウド型メールでは、常に最新なバージョンを提供していることで、セキュリティリスクも軽減できます。クラウドへアクセスすれば利用できることで、どこからでもメールの確認や送信ができることになります。※社内でルール化は必要です。

 

「Microsoft Exchange Online」と他社クラウド型メールとの違い

• Outlookとの連携で、同じドメインの他アカウントと予定表、会議、使用場所の共有を図ることができる。
• Active Directoryと連携することで、アカウントの管理が容易にできる。複数のデバイスから使用できる。
• メールボックスの容量が、1アカウントあたり50GBもあるため、基本的にボックスが満杯になることがない。

「Microsoft Exchange Online」が気になる、もう少し詳しく説明を聞きたい方は、福島リコピーの担当営業へお気軽にご相談ください。