相手の言っていることや物事に対して、理解した、納得したと伝える際に「わかりました」といいますが、目上の人に対して使っても良いのか迷ったことはありませんか?何気なく使っている「わかりました」は、正しい敬語なのでしょうか?ビジネスシーンでの適切な敬語表現について解説します。

 

■「わかりました」は敬語?

敬語は大きくわけて「尊敬語・謙譲語・丁寧語」の3種類があります。文化庁の「敬語の指針」では、敬語の働きと適切な使い方をより深く理解するために、謙譲語と丁寧語を細分化し「尊敬語・謙譲語Ⅰ・謙譲語Ⅱ(丁重語)・丁寧語・美化語」の5種類があります。

参考:文化庁の「敬語の指針」 https://www.bunka.go.jp/seisaku/bunkashingikai/kokugo/hokoku/pdf/keigo_tosin.pdf

「わかりました」は敬語ではない、という考えがありますが正しい敬語です。「わかりました」は、動詞の「わかる」に、助動詞の「ます」を過去形にした「ました」を組みあわせた言葉で丁寧語になります。

丁寧語とは、言い方を丁寧にすることによって相手に敬意を表す言葉で、日常会話において広く使用されている敬語です。しかし、丁寧語は尊敬語や謙譲語ほど相手への敬意を大きく表せないという理由から、「わかりました」をビジネスシーンで使用することは適切ではありません。上司や顧客・取引先には、丁寧語ではない言い換え表現を使うようにしましょう。

 

■「わかりました」の言い換え表現

相手の言っていることや物事に対して、理解した、納得したと伝える言葉「わかりました」の言い換え表現はいくつかあります。ビジネスシーンで使う場合は、敬意を明確に表現した謙譲語の「承知いたしました」、「承りました」、「かしこまりました」の3つが最適です。それぞれの言い換え表現について解説します。

 

● 承知いたしました

「承知」という言葉は、以下の意味があります。



    1. 事情などを知ること。また、知っていること。わかっていること。「無理を—でお願いする」「君の言うことなど百も—だ」「事の経緯を—しておきたい」
    2. 依頼・要求などを聞き入れること。承諾。「申し出の件、確かに—した」
    3. 相手の事情などを理解して許すこと。多く下に打消しの語を伴って用いる。「この次からは—しないぞ」
    4. 引用元: goo辞書 https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E6%89%BF%E7%9F%A5/

「承知いたしました」は、「承知」+「する」の謙譲語「いたす」+丁寧語の「ます」の過去形「ました」から構成された敬語で、謙譲語の言い換え表現です。上司や取引先に「承知いたしました」と使うことで、上司や取引先からの「意見・希望・要求などを、聞いて受け入れる」と伝えることができます。

また、語尾が異なる「承知しました」という表現は、「承知」+「する」の丁寧語「します」を過去形にした「しました」から構成された敬語で丁寧語の言い換え表現です。謙譲語の「承知いたしました」と 丁寧語の「承知しました」の使い分けは、誰に対して敬意を表現しているのかによって異なります。顧客や取引先には、謙譲語の「承知いたしました」を使いましょう。直属の上司には丁寧語の「承知しました」を使い、直属の上司以外の上司には謙譲語の「承知いたしました」を使うことをおすすめします。

 

● 承りました

「承りました」の「承る」という言葉は、以下の意味があります。



    1. 「受ける」の謙譲語。謹んで受ける。お受けする。「大役を—・る」
    2. 「聞く」の謙譲語。謹んで聞く。拝聴する。「ありがたいお話を—・りました」
    3. 「伝え聞く」の謙譲語。「—・るところによりますと」
    4. 引き受ける意の謙譲語。謹んでお引き受けする。「御用命—・る」
    5. 引用元: goo辞書 https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E6%89%BF%E3%82%8B/

「承りました」は、謙譲語の「承る」+丁寧語の「ます」の過去形「ました」から構成された敬語での言い換え表現です。依頼・要求など相手の言葉を謹んで聞く、引き受けるという意味から、しっかり伝え聞く印象があり、目上の人に使って良い敬語表現です。電話対応にて依頼・要求など伝言を受け取ったときに「○○が承りました」と使用するイメージもあり、顧客や取引先に対して使用できる言葉です。


● かしこまりました

「承知いたしました」や「承りました」より丁寧な言い換え表現は「かしこまりました」です。
「かしこまりました」は、「かしこまる」+丁寧語の「ます」の過去形「ました」から構成された敬語です。

「かしこまる」という言葉は、以下の意味があります。



    1. 身分の高い人、目上の人の前などで、おそれ敬う気持ちを表して謹んだ態度をとる。「陛下の御前に—・る」「—・ってあいさつする」
    2. 謹みの気持ちを表し堅苦しく姿勢を正して座る。正座する。「—・っていないで、ひざをお崩しなさい」
    3. 命令・依頼などを謹んで承る意を表す。承りました。「はい、—・りました」
    4. 堅苦しい感じがする。窮屈である。「お政は学問などという—・った事は虫が好かぬが」〈二葉亭・浮雲〉
    5. 恐縮して感謝する。「かくおはしましたる喜びを、又なき事に—・る」〈源・夕顔〉
    6. わびを言う。言いわけをする。「仏に—・り聞ゆるこそ苦しけれ」〈源・初音〉
    7. 謹慎する。「三所ながら—・らせ給へりしかば」〈大鏡・師輔〉
    8. 引用元: goo辞書 https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E7%95%8F%E3%81%BE%E3%82%8B/

「かしこまりました」は謹んで承るという意味から、敬意を表して礼儀正しく丁寧に依頼や指示を引き受けるという謙譲語であり、相手への高い敬意を表しています。「わかりました」の非常に丁寧な言い換え表現です。顧客や取引先に対して、より丁寧な対応が求められる場面で使用するのがおすすめです。また「かしこまる」は漢字で「畏まる」と書きますが、あまり読み書きする機会がなく見慣れない読みにくいということから、文字で書く場合は「かしこまりました」とひらがな表記にするのが一般的です。


■ 注意が必要な言い換え表現

「わかりました」の意味に似た言葉で、「了解」と「了承」がありますが、この2つの言葉は目上の人に使うことは避けたほうが良いです。

 ✖ 了解いたしました
 ✖ 了解しました


 ✖ 了承いたしました
 ✖ 了承しました


「○○いたしました 」と謙譲語にしたり、「○○しました」と丁寧語にする敬語表現は文法として間違っていませんが、「了解」と「了承」の意味に、目上の人に使用するにはふさわしくない意味が含まれていることから、目上の人に使うことは避けたほうが無難といわれています。

「了解」は、物事の内容や事情を理解して承認することという意味があります。「承認すること」が目下の人に許可を与えるということで目上の人に使う言葉ではないとされています。

「了承」は、相手の申し出や事情などを納得して承知することという意味があります。「了承しました」には「それでいいですよ」「いうとおりで構いませんよ」という意味合いになるため、目上の人が部下などに対して使うのが適切です。

「了解」も「了承」も、上司や取引先など目上の人に対して使う言葉としては不適切です。謙譲語や丁寧語の言葉にしても、相手によっては不快に感じられることもあるため、使用しないようにするのが無難です。「了解」と「了承」は、同僚や部下など立場が対等あるいは下の人に使う言葉ですので注意しましょう。

 


 

「わかりました」は、ビジネスシーンで使っても良い言葉なのかについて解説しました。相手との関係性や時と場合によりますが「わかりました」にはさまざまな敬語表現があります。

よく使う表現だからこそ、相手への敬意を忘れずに、スムーズに使い分けることができるようにしましょう。知らぬ間に相手に不快感を与えてしまうようなことがないように、それぞれの違いをしっかり覚え、相手や状況によって適切な言葉づかいを心がけましょう。

一般的に、企業用パソコンの入替のベストタイミングは「3年」といわれています。企業用パソコンは、1日に8~10時間ほど使用しており、家庭用パソコンに比べてパソコンに対しての負荷が大きく経年劣化が早いです。そのため、3年以降のパソコンは動作が重い(遅い)、データの破損の危険性が増える、普段の業務に影響を与える機会が多くなる可能性があります。

 

1: パソコンの入替を考えるポイント

● 動作にストレスを感じる

立ち上がりが他のパソコンより遅くストレスを感じる。原因は多々ありますが、パソコンは使い続けるうちに動作が遅くなります。
購入当初から比べると、起動に時間がかかり「パソコンの動きが遅くイライラする」という、ストレスと待ち時間が発生します。

● OSサポート期間が終了している

OSのサポート期間が終了していると、利用できなくなるシステムもあります。代替のパソコンがなければ業務がとまってしまう可能性があります。また、OSのサポート期間が終了しているということは、OSの不具合について保証されずセキュリティリスクも高くなります。

●長年 使い続けている

動作が遅くても使えるから利用している場合もありますが、突然のハードウェアの故障もあります。ハードディスクが破損していまった場合、データ復旧の作業料金が、新品のパソコンより高額になることがあります。データ復旧期間の時間的ロスと、金銭的なロスを考えると、ある程度で入替することをおすすめします。

 

2: パソコンの寿命が近づいているサイン

壊れていないから、まだ大丈夫」という考えより、今、パソコンが使えなくなったらどうなるか?パソコンに入っているデータが使えなくなったらどうするか?それらを考えて入替を検討するのもよいと考えます。

● サイン 1: 頻繁にフリーズする

原因としてあげられるのは、メモリー不足やハードディスクの寿命が近いサインです。あらたに入れたアプリケーションが原因の場合もありますが、そのアプリケーションをアンインストールして改善しなければ、OSの問題やメモリー不足の問題からの場合が多いです。

● サイン 2: 画面がブルースクリーンになる

ブルースクリーンになる原因はさまざまですが、メモリーの不具合やOSを読み込めない状態が多いです。再起動や対処方法で使えるようになることもありますが、そろそろパソコンの寿命が近づいているサインです。

● サイン 3: 電源が勝手に落ちる

CPUの高負荷、マザーボード(メインの基盤)の不具合、電源ユニットの問題、排熱処理の問題などの原因があります。 ハードウェア的な問題ではなく、ウィルス感染も原因の場合もあります。

 

3: 推奨するパソコンのスペック

仕事で使うパソコンスペックはどのくらい?また、今の環境に合ったパソコンを使用していますか?
一般の業務向けのパソコンをお勧めするときの基準は下記です。

□ CPU:intel Core i5以上
□ メモリ:最低8GB 推奨16GB
□ ストレージ:SSD 256G以上
□ OS:Win11Pro

上記を基準にパソコンをご紹介します。もちろん、お客さまのご希望のパソコンメーカーにも対応いたします。
CPUって何?メモリはどれくらい?SSDってなに?いろいろなご質問にもお答えします。
他の機能については、福島リコピー担当営業がヒアリングを行い、できる限り希望に沿ったパソコンをご紹介します。
使用する業務内容に適したよりよいパソコンの紹介をするため、使用ソフトや最低限必要な機能などを事前に教えてください。

 

4: パソコンのセキュリティ

パソコン購入の際は、現状のセキュリティ環境を再度見直してください。

JPCERTコーディネーションセンターは、脆弱性により外部よりアクセスが可能となっている国内組織のIT資産を狙った標的型攻撃の活動が複数確認されているとして注意喚起を行った。
対象製品を利用している場合は、パッチの適用時期に関係なく、侵害されていないか確認するよう求めている。
引用元: 「国内組織狙う標的型攻撃 – 対象製品利用者は侵害有無の確認を」 Security NEXT – 2023/11/16 URL:https://www.security-next.com/151191

 

引用元の記事やサイバー警察局のWebサイトでも、日々、セキュリティの環境見直しや対策強化を促しています。
福島リコピーは、セキュリティ対策を行えるサービスを扱っています。セキュリティ対策に興味ある方はご相談ください。

 

経理業務における伝票の処理に関して、領収書・請求書といった各種伝票の不定形サイズデータの扱いに困っていませんか?
取引先の領収書・請求書サイズが統一されていないため、スキャン時にサイズを1枚ずつ指定するなど、業務が煩雑化していませんか?
リコー複合機の「経理伝票 まとめて電子化」オプションを使うことで問題解決できます。

 

● 「経理伝票 まとめて電子化」とは

 

「経理伝票 まとめて電子化」は、サイズの異なる経理伝票をまとめて一度に複数枚の読み取りができます。

いままでは、1枚ずつサイズを測って手動で設定する必要があり、手間と時間がかかっていました。
これからは、サイズの異なる用紙をまとめてセットして、1回の作業でまとめて読み取りできます。

〈 不定形サイズの自動検知 〉
不定形の原稿サイズを自動検知し、電子化。手作業でサイズを測定したり、複合機に入力する必要はありません。

〈 原稿部分を自動切り出し 〉
近赤外線の照射により紙の端を検知して、原稿と同じサイズに切り出します。

〈 原稿の傾きを自動補正 〉
斜めに読み取ったスキャン画像をまっすぐに補正します。天地の識別も可能です。
天地の識別にはオプションのOCRモジュール タイプM52が必要です。傾きが大きい場合には補正ができない場合があります。

 

インボイス・電帳法が始まったこともあり、紙受領した書類の電子化が活発化しております。サイズがバラバラな領収書・請求書のスキャン業務の改善をすることで、飛躍的にDX化を進められるはずです。

 

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「大丈夫です」という表現は、さまざまなシーンで使う言葉ですが、敬語ではありません。そのため、ビジネスシーンにおいて正しい言葉遣いとはいえません。「大丈夫」の意味や、シーンごとの言い換え表現などについて解説します。

 

■「大丈夫」の意味

「大丈夫」は、以下のように複数の意味があります。

1:[名]⇒だいじょうふ(大丈夫)《「だいじょうぶ」とも》りっぱな男子。ますらお。偉丈夫。「豪放な—」

2:[形動][文][ナリ]
  1 あぶなげがなく安心できるさま。強くてしっかりしているさま。
   「地震にも—なようにできている」「食べても—ですか」「病人はもう—だ」
  2 まちがいがなくて確かなさま。「時間は—ですか」「—だ、今度はうまくいくよ」

[補説]
近年、形容動詞の「大丈夫」を、必要または不要、可または不可、諾または否の意で相手に問いかける、あるいは答える用法が増えている。「重そうですね、持ちましょうか」「いえ、大丈夫です(不要の意)」、「試着したいのですが大丈夫ですか」「はい、大丈夫です(可能、または承諾の意)」など。

3:[副]まちがいなく。確かに。「—約束は忘れないよ」

引用: goo辞書

もともと「大丈夫」は仏教由来の言葉であり、現代では1番目の名詞の意味に関係しています。ビジネスシーンでは、2番目の形容動詞として使う場合が多く、近年では補説のとおり、本来の言葉の意味と異なる意味でも使われるようになっています。

本来の言葉の意味と異なる意味は、大きくわけて3つあります。

● 肯定・可能・了承・承諾・賛成の意味の「大丈夫」
目上の人や取引先との会話の中で、相手の意見や依頼、質問に対して、肯定や賛成の意味で「大丈夫」と答えることがあります。
「大丈夫」の本来の意味「間違いがない」という意味から派生した使い方で、よく使われている表現です。

● 否定・不要・断る意味の「大丈夫」
「大丈夫」の本来の意味からはずれた使い方ですが、日常会話で多用されています。失礼のないようにはっきりと断れない理由で、不要・否定・断るときに「大丈夫」を使うケースが多いようですが、肯定の意味と否定の意味でも使われるようになっているため、結果的に曖昧な返答になってしまい相手との間に齟齬が生じる可能性があります。

● 配慮・気づかいの意味の「大丈夫」
心配や謝罪を割いた際に相手を思いやる気持ちから、「気にしないで」などという配慮・気づかいの意味で「大丈夫」と答えることがあります。「大丈夫」の本来の意味「安心である」という意味から派生した使い方です。

 

■「大丈夫です」は敬語ではない

「大丈夫です」には、語尾に「です」がついているので敬語のように見えますが、敬語ではありません。ビジネスシーンで使う言葉として適切ではありませんので、使わないようにしましょう。「大丈夫」の意味別に、それぞれの敬語の言い換え表現をご紹介します。

 

● 肯定・可能・了承・承諾・賛成の意味の「大丈夫」

– 問題ございません / 問題ありません
– 承知いたしました
– かしこまりました
– 対応いたします

「大丈夫です」が口癖になってしまっている場合は、さまざまな言い換え表現を使うようにしましょう。「〇〇〇の件、大丈夫ですか?」などの質問につられて、思わず「大丈夫です」と返答しないように、しっかり「問題ございません」と安心してもらえる返答ができるように意識しましょう。

● 否定・不要・断る意味の「大丈夫」

– 必要ございません / 必要ありません
– 遠慮します
– 見送らせていただきます
– お断りいたします
– できかねます
– 対応いたしかねます

はっきり断ると申し訳ないという思いから「大丈夫です」と答えたくなりますが、誤解を生まないようにわかりやすく断りの意思を伝えることが大切です。否定の意味として「大丈夫です」の答え方はしないようにしましょう。「必要ございません」など短い言葉だけでは素気ない感じがする場合は、自分の気持ちもプラスし「大変うれしいのですが」や「大変申し訳ありませんが」などの前置きをしたりするといいでしょう。

● 配慮・気づかいの意味の「大丈夫」

– お気になさらないでください
– 問題ございません / 問題ありません
– おかげさまでよくなりました

「大丈夫です」は、突き放すような印象を与えてしまうこともありますので、使わないようにしましょう。心配してもらった際は「お気遣いに感謝申し上げます。どうぞお気になさらないでください。」など、お礼や感謝の気持ちをプラスするとよいでしょう。

 

「大丈夫」は、さまざまな意味があり肯定と否定の両方の意味でも使われるため、場合によっては曖昧な表現になり意思が伝わらない可能性があります。ビジネスシーンでは「大丈夫」の使用は控えた方がよいでしょう。

また「大丈夫です」は敬語ではありませんので使用せずに、状況にあった敬語の言い換え表現を使い分けて、円滑なコミュニケーションがとれるように心がけましょう。「結構です」という言葉も「大丈夫」と同じく、肯定と否定の両方の意味があり齟齬が生じる可能性が高いため、ビジネスシーンでの使用は控えた方がいい言葉です。

ビジネスシーンでは言葉遣いで印象が大きく変わるといっても過言ではありません。とっさのときにも、自然と正しい敬語が話せるように、日頃から正しい敬語を意識して使い続けることが大切です。

 

サイバー攻撃とは

簡単にいうと「インターネットを介して、何かしらの被害を与える攻撃」のことで、さまざまな種類の攻撃が存在します。攻撃される範囲は、サーバーやパソコン・スマートフォンまでおよび、近年ではIoT機器を含めた、デジタル機器全般を狙う攻撃になっています。サイバー攻撃は主にシステムやデジタル機器を乗っ取り、情報の収集や改ざん、金銭の窃取などの被害をもたらしています。

 

代表的なサイバー攻撃

 

● ランサムウェア攻撃

ランサムウェアとは、身代金を意味する「Ransom」と「Software」を組み合わせた造語です。
攻撃の仕方は、デジタル機器のファイルを暗号化などによって利用不可能な状態にして、そのファイルを元に戻すことと引き換えに、金銭を要求するマルウェア(コンピュータウイルス)です。

 

● フィッシング攻撃の代表例「Emotet」

2014年に初めて検出されて、2019年に最も流行したフィッシング攻撃です。
Emotetへの感染を狙う攻撃の中には、正規のメールへの返信を装う手口が使われる場合があります。
攻撃対象者(攻撃メールの受信者)が、過去にメールのやり取りをしたことのある、実在の相手の名前、メールアドレス、メールの内容などの一部が流用された、あたかもその相手からの返信メールであるかのように見える攻撃メールが使われます。そのため攻撃メールの受信者が、知った人物から送られてきたメールと勘違いして添付された不正なファイルを開いてしまい、Emotetに感染してしまうこともあります。
知り合い(取引先)のお名前でも@マーク以降のアドレスが今までと違う場合は、メールを開く前に確認することをおすすめします。

 

● サプライチェーン攻撃

商品のサプライチェーン(製造 → 出荷 → 販売 → 消費)のつながりのように、インターネットを介してさまざまな企業と関わっています。
そのさまざまな企業のつながりを悪用したサイバー攻撃が、サプライチェーン攻撃といいます。
セキュリティが弱い企業を狙い、そこを足掛かりにして標的企業を攻撃する方法でしたが、近年ではシステムやソフトウェアに感染させておき、それをバックドアとして利用していく方法になっています。

その他、たくさんのサイバー攻撃があります。

 

感染した場合の対応策 お客さまで対応できること

 

● 感染が発覚したPC(デバイス)をネットワーク環境から迅速に切断する

LANケーブルで接続ならばLANケーブルを外す。
wifi経由ならwifiから切断する。
ウイルス感染を最小限に抑える必要性がある。
仮にネット環境を繋いだままで運用していると他のPC、サーバー、クラウドサービスまでに感染が広がり、かなりの企業情報を搾取されてしまう可能性がある。

 

● バックアップを取っている機械が無事か確認をする

データのバックアップをしている機械が感染している場合、データの復旧が不可能で通常業務への復旧が難航する。

 

● 警察へ被害届を出す

警察庁 サイバー警察局 相談窓口へ被害を届けることで、専門家による今後の対応についての説明を受けることができる可能性がある。
ランサムウェア攻撃で身代金などを請求されているケースでは、慎重な対応を取らなければいけないので、できる限り早めに届け出をだすのが望ましい。

 

福島リコピーがおすすめするサイバー攻撃対策とは

攻撃をされても感染をしないようにする対策は必需です。
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「参考」と「参照」は似たような意味の言葉ですが、言葉の意味が曖昧で、どの言葉を使えば正しいか迷うこともあります。
それぞれの言葉の意味や違い、正しい使い方や注意点について解説します。

 

■ 「参考(さんこう)」とは?意味と使い方

参考とは、他人の意見や他の資料などを引き合わせて、自分の考えを決める手がかりにすること、または、そのための材料です。何かの情報や意見を元にして、自分の考えやイメージを発展させた場合には、参考を使用します。

前者の意味の場合は「お客様アンケートのご意見を参考に、サービス向上に努めてまいります」や「提案いただいた内容を参考に、検討させていただきます」などと使います。後者の意味の場合は「ご参考までに資料を添付いたします」や「ご参考になれば幸いです」、「おすすめいただいた本、とても参考になりました」などが、参考を使った一般的な言い回しです。

● 「ご参考までに。」は正しい敬語?

メールの締めの言葉として「ご参考までに。」と書かれていることがあります。
正しい敬語表現なので、取引先や目上の人に使っても問題ありませんが、人によってはぶっきらぼうな印象と受け取られてしまう場合があります。「ご参考までに添付いたします」や「ご参考までにお送りいたします」などと、最後まできちんと書くことをおすすめします。

 

● 必ず見てもらいたい資料は「参考」を使わない

メールに「ご参考までに資料を添付いたします」と記載しても、相手が必ず見てくれるとは限りません。
参考にするかしないかは、受け取り側の判断によるため、人によっては「参考程度なら重要度が低いから、わざわざ見る必要はない」と判断されてしまい資料に目を通さない、見てもらえないということもあります。

必ず見てほしい資料は「ご確認くださいますようお願いいたします」、「ご一読くださいますようお願いいたします 」、「お目通しいただけますようお願いいたします」、「ご査収くださいますようお願いいたします」などと、見てほしい意志をはっきりと伝えましょう。

 

■ 「参照(さんしょう)」とは?意味と使い方

参照とは、照らし合わせて参考にすることを意味しています。ある物事を、他の物事と照らし合わせ、両方を比べて確かめることをいいます。参照という言葉は、参考にするという意味合いを含んでいますが、照らし合わせる対象は、主に文献やウェブのあるページや文章、グラフ、図など、明確に形として存在する情報で、参考の言葉の意味のように「他人の意見」は含まれていません。

「詳しいデータは、こちらの資料を参照ください」や「御見積内容の詳細は、添付資料をご参照くださいますようお願い申し上げます」などが、参照を使った一般的な言い回しです。

 

「参考」と「参照」について、それぞれの言葉の意味や使い方、注意点など解説しました。
似たような意味ですが、照らし合わせる対象が異なることや。そのほかにも微妙に違います。
それぞれビジネス上でよく使う言葉ですので、意味を理解したうえで、正しい使い方をするようにしましょう。