新年の誓い！2026年、働き方改革を成功させるロードマップ

新しい年を迎え、「今年こそ働き方を見直したい」とお考えの方も多いのではないでしょうか。業務効率を上げ、残業を減らしたいと願いつつも、「働き方改革」は何から始めるべきか迷っている方もいらっしゃるかもしれません。今回は、2026年に働き方改革を成功させるための具体的なロードマップを3つのステップでご紹介します。

 

ステップ 1：　業務の現状を「見える化」する

働き方改革の第一歩は、現在の業務プロセスを客観的に見つめ直すことです。まずは、以下のような問いを社内で共有し、課題を洗い出します。

「無駄な会議や報告書はないか？」
「紙でのやり取りに時間がかかっていないか？」
「社員が本当にやりたい仕事に集中できているか？」

こうした問いかけによって、現状の課題を浮き彫りにし、具体的な改善箇所を見つけ出すことができます。

 

ステップ 2：　ITの力で「自動化・効率化」する

課題が明確になったら、次に、ITソリューションを導入して効率化を図ります。

 

● ペーパーレス化で生産性向上

紙の書類を大量に取り扱う業務では、印刷にかかる費用や書類を保管するためのスペースが大きな負担となります。
印刷コストには、用紙代やインク・トナー代だけでなく、プリンターや複合機の保守・運用費も含まれます。また、ファイルキャビネットや倉庫などの保管スペースは、オフィスの有効活用を妨げる要因となりかねません。こうした無駄を解消する有効な方法のひとつが、ペーパーレス化です。 近年では、複合機のスキャン機能を使って紙の書類をPDFなどのデジタルデータに変換し、それをクラウドサービス上で保存・共有する仕組みが普及しています。これにより、社内外の関係者が場所を問わず書類にアクセスでき、業務の効率化が期待できます。
実際に、建設業を営むC社様では、図面や契約書など従来は紙で管理していた文書をデジタル化し、クラウドで管理する体制に移行されました。その結果、必要な資料の検索・共有がスムーズになり、社員の残業時間が月平均で10時間以上も減少したという具体的な成果が得られました。ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく生産性向上にもつながる、非常に効果的な施策と言えるでしょう。

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● 情報共有ツールでコミュニケーションを円滑に

従来、多くの企業ではメールや電話を中心にコミュニケーションを行ってきました。しかし、こうした手段はどうしても返信に時間がかかり、情報伝達のスピードが遅くなる傾向があります。そこで、チャットツールやオンライン会議システムを活用したリアルタイムな情報共有が注目されています。たとえば、チャットツールを使えば、ちょっとした疑問や相談もすぐにやり取りでき、複数人でのグループ会話もスムーズに進みます。また、オンライン会議システムを導入することで、遠隔地にいる社員同士でも顔を合わせて打ち合わせが可能になるため、場所や時間に縛られることなくコミュニケーションを取ることができます。

Microsoft Teams や サイボウズ Office といったツールを導入いただいた小売業D社様は、会議に出席するための移動時間が大幅に削減されました。従来は会議のために別拠点へ移動する必要があり、その分本来の業務に時間を割けませんでしたが、これらのツールを使うことで、出張や移動をせずに効率的に会議を行えるようになりました。その結果、社員が新商品の企画やサービス向上のためのアイデア出しにより多くの時間を使えるようになり、ビジネスの成長にもつながっています。このように、チャットやオンライン会議システムの導入は、働き方を大きく効率化するだけでなく、企業の競争力向上にも貢献するといえるでしょう。

　　- Teamsとは？ Microsoft Teamsの特徴や主な機能を徹底解説！
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　　- サイボウズ Office
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ステップ 3：未来の働き方を「体験」する

働き方改革を実現するには、単に新しいツールやシステムを導入するだけでは十分とはいえません。 本当の意味で改革を進めるためには、社員一人ひとりが導入したツールをしっかりと使いこなし、そのツールを活用した新しい働き方を自ら実践できる環境を整えることが不可欠です。

たとえばコミュニケーションや、業務効率化のためのITツールを導入しても、社員がその価値や使い道を理解し、積極的に活用できなければ、従来の働き方と変わらず、効果は限定的になってしまいます。そこで有効なのが、実際に新しい働き方を体感できるライブオフィスの見学です。

福島リコピー株式会社が運営するライブオフィス「コネクトプラザ」は、最新のIT機器やシステムを組み込んだオフィス環境の中で、実際にその効果を見て、触れて、体験することができます。このような体験型の見学を通じて「自分たちの職場にも導入できるのでは？」「このツールなら業務効率が向上しそうだ」といった、具体的なイメージを持てるようになります。そしてそのイメージが、社員の主体性や意識改革、ひいては組織全体の働き方改革の成功につながっていきます。2026年に向けて、ぜひ一緒に働き方改革の実現を目指しましょう。

 

福島リコピーは、地域密着型のビジネスパートナーとして、貴社の働き方改革を全力でサポートします。「何から始めたらいいか分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。