データ整理とセキュリティ対策

今年も残すところあとわずか。年末は、オフィスの大掃除や書類整理に追われる方も多いのではないでしょうか。しかし、物理的な整理だけでなく、PCの中のデータも「大掃除」する絶好のチャンスです。年末年始の休暇を安心して迎えるためにも、今回は「データの整理整頓」と「セキュリティ対策」の重要性について紹介します。

 

現状把握すると以下のようなことありませんか

たとえば「古いファイルが多すぎて、必要なデータがすぐに見つからない…」というファイルの整理ができていない、「PCの動作が遅く、一つひとつの作業に時間がかかり、作業効率が下がっている…」という問題や「年末年始の休業中、社外からのサイバー攻撃が心配…」というセキュリティの脆弱な状態を気づいていても、自分のところは大丈夫という考えがありませんか。

これらの問題は、業務効率を低下させるだけでなく、情報漏洩やシステムトラブルといった大きなリスクにつながる可能性があります。
解決策は、ITの力で「手間なく」「安全に」、最新のITソリューションを導入することで、驚くほど簡単に解決できます。

 

データ整理で業務効率アップ

オフィスでのデータ管理が上手くいっていないと、必要なファイルが見つからないことや作業効率が低下することがあります。古いファイルで溢れるストレージを整理し、不要なデータを削減することで、PCの動作も軽くなります。 ペーパーレス化とデータ整理は、企業の業務効率を劇的に向上させます。以下の3つのステップで生産性を高めることができます。

 

● STEP1　デジタル化の推進

紙の書類をデジタルデータに変換し、クラウドシステムで管理すると、情報アクセスが迅速化します。
これにより、オフィススペースも有効活用できます。

● STEP2　適切なデータ整理

デジタルデータは整理が不可欠です。
フォルダ構造を明確にし、統一された命名規則を設定することで、必要な情報を簡単に検索可能にします。

● SETP3　継続的なメンテナンス

定期的なデータの見直しと更新は重要です。 不要なデータを削除し、最新情報を常に保つことで、効率的な業務運営が可能になります。

 

【 解決策 】　 不要な紙文書をデジタル化し、クラウドストレージに一元管理します。弊社の複合機は、高速スキャン機能で大量の書類も簡単にPDF化し、自動でクラウドに保存できます。
□ RICOH IM C6010SD/C4510SD/C3010SD 主な特長：　https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-im-c6010sd-c4510sd-c3010sd/point1
□ RICOH Drive：　https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-drive#features

【 他社事例 】　福島県内の製造業A社様では、このソリューション導入後、「必要な図面を探す時間がこれまでの1/5に短縮され、社員が本来の業務に集中できるようになった」と、生産性の向上を実感されています。

 

セキュリティ対策で安心の年末年始

長期休暇に入る年末年始は、セキュリティの隙が生まれやすい時期です。外部からのサイバー攻撃を防ぐためには、UTM（統合脅威管理）の導入が効果的です。ファイアウォールやアンチウイルス、不正侵入検知を一つに統合したUTMは、中小企業にも最適なソリューションです。

サイバー攻撃からオフィスを守る！万全のセキュリティ対策

【 解決策 】　最適なセキュリティソリューションの導入
□ 企業向けクラウド形ウイルス対策支援サービス：　https://www.ricoh.co.jp/products/list/cloudservice-for-mvb
□ RICOH サイバーセキュリティパック UTMサービス：　https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-cyber-security-pack-utm-service

【 他社事例 】　地元商社B社様では、弊社のUTMサービス導入後、「セキュリティに対する不安がなくなり、安心して休暇を迎えられるようになった」と、ご担当者様からのお声をいただきました。

 

オフィスのデジタルトランスフォーメーションをこの機会に進めてみませんか。
年末年始を安心して過ごし、来年を最高のスタートで迎えるために、私たちがお力になれることがあります。

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なにから始めたらよいか分からないという方も、まずはお気軽に福島リコピーにご相談ください。
私たちと一緒に、2026年を最高の年にしましょう。