ビジネスフォンとは？導入メリットと注意点を解説

企業の規模によっては家庭用の一般的な電話機を使用しているという場合もありますが、ビジネスフォンの導入には初期コストや設定の複雑さといった課題があるものの、適切な機種選定と活用によって、これらの投資を上回る効果が期待できます。この記事では、ビジネスフォン導入のメリットを解説し、導入時の注意点も紹介しています。導入を検討中の方や、導入効果に疑問を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

 

「ビジネスフォン」とは

ビジネスフォンとは、企業やオフィスなどで複数の電話機を効率的に利用するための業務用電話システムです。

単なる個々の電話機のことではなく、主装置と呼ばれる中心的な機器と、それに接続された複数の専用電話機が連携して機能する電話システム全体のことを指します。このシステムにより、内線通話、外線共有、転送、保留など、オフィスに必要な多様な電話機能が実現します。

一般的に主装置と複数台の電話端末機を接続して使用します。主装置で「外線」からの代表番号から違う番号へ転送し、同時着信を可能にするなどで電話機を鳴らすことや、「内線」を制御することで、オフィス内にて限られた回線を複数の電話機で共有し、外線と内線を共用できるようになります。

ビジネスフォンは、企業規模や業種、必要な機能に応じて様々な機種が提供されています。導入にあたっては、将来の拡張性や必要な機能を考慮し、最適なシステムを選ぶことが重要です。

 

ビジネスフォン導入のメリット

ビジネスフォンを導入することには、企業にとって多くのメリットがあります。家庭用電話機とは異なり、ビジネスフォンは以下のような特徴とメリットがあります。

• メリット 1：　電話業務の効率化
  複数の電話機で対応が可能なため、迅速な対応が可能になり業務効率が上がる
• メリット 2：　通話料の削減
  内線通話は通話料がかからないため、大きなオフィス等では有効な手段になる IP電話機能を持つビジネスフォンなえあインターネット回線を利用するため、遠距離電話や国際電話で通話料を削減できる 複数の回線を有効利用することで、外線通話のメリットがある 家庭用電話とは違い、複数の電話機で回線を共有することで、個別回線と電話機の利用より回線数を減らすことができます。
• メリット 3：　顧客満足度の向上
  担当者への取次や待ち時間の短縮などで電話をかけてきた顧客への対応がスムーズに行える
• メリット 4：　BCP対策
  クラウドPBXを導入することで、別の場所からの電話対応が可能になる スタッフのスマートフォンを内線電話として利用することでリスク発生時の対応も可能になる
• メリット 5：　企業の信頼性向上
  代表電話番号を利用し、回線利用時でも話し中にならない。（複数回線契約は必要） オフィスに調和するビジネスフォンを設置することで、オフィスのイメージを向上させる

ビジネスフォンの導入によって、オフィスや事務所などの電話業務を効率化する多彩な機能が利用可能になります。これらの機能を効果的に活用することで、顧客対応の迅速化、社内コミュニケーションの円滑化、そして無駄な時間やコストの削減が実現し、ビジネスの成長を力強く後押しします。

 

ビジネスフォン導入時の注意点

ビジネスフォンの導入にあたっては、初期費用として主装置の設置と配線工事費が、一般的な電話機と比較して高額になる点が考慮すべき事項です。また、その多機能を最大限に活用するためには、初期設定や日々の管理が複雑になる場合があり、専門的な知識やサポートが必要となる可能性も念頭に置く必要があります。

さらに、すでにビジネスフォンシステムを導入している場合は、新しいシステムとの互換性を事前にしっかりと確認しなければ、一部機能が正常に動作しないといった問題が生じる可能性があります。多種多様なビジネスフォンが存在するため、導入メリットを考慮し、自社の規模や業務内容、必要な機能なども十分に検討し、最適な機種を選定することが重要です。

 

ビジネスフォン導入のメリットについて解説いたしました。ビジネスフォンは、単なる電話機ではなく、企業の成長を支えるコミュニケーション基盤です。将来を見据えたより良い選択で、ビジネスの発展を加速させませんか。

必要な機能と拡張性を両立させたビジネスフォン導入で、コスト効率の良い、未来につながる投資を実現しましょう。
ビジネスフォンの入替や、新規導入のお問い合わせ、ご相談は、福島リコピー担当者へお気軽にご連絡ください。